Оголошення про збір комерційних (цінових) пропозицій для визначення очікуваної вартості Послуги з організації етнокультурного фестивалю «Долаємо кордони через культуру», що включає  проведення майстер-класів, виставок та фінальної конференції для реалізації проєкту «Долаємо кордони через культуру» (ВВС), HUSKROUA/23/S/2.2/019 в рамках Програми Interreg VI-A NEXT Угорщина-Словаччина-Румунія-Україна

З метою забезпечення належної реалізації проєкту «Долаємо кордони через культуру» (ВВС), Ідентифікатор проекту: HUSKROUA/23/S/2.2/019, що здійснюється згідно програми Interreg VI-А NEXT Угорщина - Словаччина – Румунія – Україна 2021-2027, Долинською міською радою, що розташована за адресою: проспект Незалежності, 5, м. Долина, 77504, планується здійснення закупівлі Послуги з організації етнокультурного фестивалю, що включає проведення майстер-класів, виставок та фінальної конференції.

Для визначення очікуваної вартості послуги оголошується збір комерційних (цінових) пропозицій.

Пропозиції необхідно подавати електронним листом із зазначеною темою «Збір комерційних (цінових) пропозицій» на електронну адресу zakupkydmr@ukr.net не пізніше, ніж до 00.00 год 19 серпня 2025 року.

Вимоги до формування пропозиції:

Цінова пропозиція у довільній формі на фірмовому бланку (в разі наявності) в гривнях без ПДВ за підписом менеджера/керівника/ уповноваженого.

Інформація про послуги:

Послуги з організації етнокультурного фестивалю «Долаємо кордони через культуру», що включає проведення майстер-класів, виставок та фінальної конференції для реалізації проєкту «Долаємо кордони через культуру» (ВВС), HUSKROUA/23/S/2.2/019 в рамках Програми Interreg VI-A NEXT Угорщина-Словаччина-Румунія-Україна

ДК 021:2015: 79950000-8: Послуги з організації виставок, ярмарок і конгресів.

Місце надання послуг: Долинська територіальна громада, Івано-Франківська область, Україна.

Кількість послуг: 1 (одна) послуга.

Фестиваль включає 3 окремі майстер-класи, 4 окремі виставки та 1 фінальну конференцію.

Період надання послуги: до 30 листопада 2025 року (дати узгоджуються із Замовником).

Тривалість: 4 дні

Організацію запрошення учасників фестивалю забезпечує Замовник.

Учасник повинен забезпечити проживання, харчування, транспортування учасників етнокультурного фестивалю, а також забезпечити організаційно-технічну підтримку для проведення майстер-класів, виставок та фінальної конференції (закупівля витратних матеріалів, оренда залу, обладнання, залучення перекладачів тощо).

1. Проживання

Проживання (3 ночі) учасників міжнародних делегацій (загальна кількість – 21 особа, 3 делегації по 7 учасників) повинно бути забезпечене в закладах розміщення (готелі, мотелі, відпочинкові комплекси тощо), що розташовані в межах Долинської ТГ, з обов'язковим погодженням із замовником. Умови розміщення: 1 особа в номері, обов’язкова наявність сніданку. Усі учасники однієї делегації повинні бути розміщені в одному готелі.

2. Харчування

• два обіди в закладах харчування ресторанного типу розташованому в межах Долинської ТГ з обов'язковим погодженням із замовником. Обід має передбачати порційну подачу на кожного учасника міжнародних делегацій (загальна кількість – 21 особа) та включати: холодні закуски, першу страву, другу страву (м’ясна/рибна або на вибір), гарнір, салат, хліб та безалкогольні напої (чай, кава, вода, сік). Меню повинно бути погоджене із замовником не пізніше ніж за 3 дні до проведення заходу.

• дві вечері: першу – за місцем їх проживання у закладах розміщення (для кожної делегації окремо), другу – у закладах харчування ресторанного типу (для всіх делегацій разом) в межах Долинської ТГ з обов'язковим погодженням із замовником. Обидві вечері мають бути з порційною подачею на кожного учасника міжнародних делегацій (загальна кількість – 21 особа) та включати традиційні страви української кухні, зокрема холодні закуски, гарячу основну страву (м’ясна/рибна/на вибір), гарнір, салат, хліб, десерт та безалкогольні напої (чай, кава, вода, сік), а меню повинно бути погоджене із замовником не пізніше ніж за 3 календарні дні до проведення.

• офіційна (заключна) вечеря в межах фінальної конференції: Учасник повинен забезпечити офіційну вечерю приблизно для 30-40 учасників у місці проведення, яке попередньо погоджується із замовником. Вечеря має передбачати порційну подачу на кожного учасника та включати традиційні страви української кухні та, за потреби, елементи міжнародної кухні. Меню повинно містити: холодні закуски, гарячу основну страву (м’ясну або рибну на вибір), гарнір, салат, хліб, десерт та безалкогольні напої (чай, кава, вода, сік). Всі деталі меню та сервірування столів повинні бути погоджені із замовником не пізніше ніж за 3 календарні дні до проведення вечері. Обслуговування персоналу повинно забезпечувати комфорт і високий рівень сервісу, дотримуючись усіх санітарних норм та стандартів заходу.

• 4 кава-перерви. Одна з кавових перерв конференції буде організована у форматі традиційного «Бойківського столу», що включатиме місцевий сир, мед, солоні закуски, а також безалкогольні напої (кава, чай, вода тощо). Три інші кавові перерви під час майстер класів, виставок, а також під час фінальної конференції будуть поєднані у форматі, що передбачає подачу різноманітних тістечок, печива, горіхів, сухофруктів, легких закусок та безалкогольних напоїв (кава, чай, вода тощо). Для всіх кава-перерв учасник повинен забезпечити сервірування столів, посуд та комфортні умови для короткого відпочинку учасників. Меню та асортимент страв і напоїв повинні бути погоджені із замовником не пізніше, ніж за 3 календарні дні до проведення заходу. Страви подаються на фуршетних столах із можливістю самостійного вибору.

• на всіх заходах має бути забезпечена бутильована вода для учасників у пляшках об’ємом 0,5 л.

3. Транспортування

Учасник повинен забезпечити місцеві перевезення для трьох міжнародних делегацій (загальна кількість – 21 особа, по 7 осіб у кожній делегації) протягом усього періоду їх перебування, відповідно до програми заходів фестивалю. Для кожної делегації має бути наданий окремий автобус або мікроавтобус, розрахований на перевезення щонайменше 8 пасажирів, що дає змогу транспортувати всіх учасників однієї делегації одним транспортним засобом без поділу на групи.

Транспортні засоби повинні бути у розпорядженні з 08:00 до 23:59 щодня упродовж усього періоду перебування делегацій, включаючи дні прибуття та від’їзду. Вони повинні бути у справному технічному стані та мати чинні документи, що підтверджують допуск до перевезення пасажирів, бути обладнані кондиціонером і опаленням, мати чистий та доглянутий салон, забезпечувати достатній рівень комфорту для тривалих переїздів, включно із зручними сидіннями та простором для багажу, а також відповідати вимогам безпеки перевезення пасажирів.

Маршрути перевезень включатимуть щоденні виїзди з місця розміщення делегацій до локацій проведення фестивалю та культурних заходів згідно з програмою, переміщення між різними локаціями протягом дня, а також повернення учасників до місць проживання після завершення програми.

4. Організаційно-технічна підтримка майстер-класів, виставок та фінальної конференції

Учасник повинен забезпечити наявність витратних матеріалів і обладнання для реалізації трьох майстер-класів («Лялька-мотанка», «Рідкий акрил», «Етнографічне намисто») та чотирьох виставок («Берегиня», «Етнодекорації», «Роботи учнів Долинської художньої школи» та «Роботи митців з партнерських громад») запланованих у програмі фестивалю: