РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 21.10.2022 № 302

Про Інструкцію з діловодства в
Долинській міській раді та її виконавчих органах

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Долинській міській раді та її виконавчих органах (додається).

2. Начальнику управління технічного та інформаційного забезпечення міської ради Надії Попович довести Інструкцію до відома працівників апарату міської ради та структурних підрозділів.

3. Працівникам апарату міської ради та структурних підрозділів міської ради у повсякденній роботі з документами суворо дотримуватися цієї Інструкції.

4. Контроль за дотриманням вимог Інструкції з діловодства покласти на начальника відділу діловодства та організаційної роботи управління технічного та інформаційного забезпечення міської ради Марію Коновальчук.

5. Розпорядження від 16.03.2020 року № 61 «Про інструкцію з діловодства в Долинській міській раді та її виконавчих органах» вважати таким, що втратило чинність.

Міський голова Іван ДИРІВ

ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядження міського голови
від 21.10.2022. № 302

І Н С Т Р У К Ц І Я
з діловодства в Долинській міській раді та її виконавчих органах

1. Загальнi положення

1.1. Інструкція з діловодства в апараті Долинської міської ради та її виконавчих органах (далі – міська рада) встановлює основні правила документування управлінської діяльності міської ради, її органів та апарату і реґламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі в архівний відділ, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.1.2. Викладені в Інструкції правила щодо порядку ведення діловодства розроблені відповідно до положень Конституції України та законів України, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної ради, а також згідно з державними стандартами на розпорядчу документацію.Вимоги Інструкції поширюються на всі документи, що містять відкриту інформацію.Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами.1.3. Документи складають державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.Тексти документів, які надсилають зарубіжним адресатам, за попередньою домовленістю, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.1.4. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі – акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі – запити, звернення, кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), листів і рішень обласної ради, документів прокурорського реагування, листів, розпоряджень та доручень облдержадміністрації, а також погодження проєктів нормативно-правових актів відповідають секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому згідно з розподілом функціональних обов’язків. Відповідальність за організацію діловодства покладається на керуючого справами виконавчого комітету. Відповідальність за дотримання вимог Інструкції, а також загальне керівництво з ведення діловодства у структурних підрозділах виконавчого апарату міської ради, покладається на начальників відповідних структурних підрозділів апарату міської ради.

Відповідальність за організацію діловодства в структурних підрозділах з статусом юридичної особи та комунальних підприємствах, установах та організаціях несуть їх керівники.

За підготовлений проєкт документа відповідальним є його автор.

2. Документування управлінської інформації

2.1. В міській раді визначено перелік документів, передбачений номенклатурою справ, який необхідний і достатній для документування її діяльності.

2.2. Управлінську діяльність в міській раді здійснюють шляхом прийняття нормативних актів, розпорядчих документів та документів рекомендаційного характеру:

– рішень міської ради;

– розпоряджень міського голови;

– висновків і рекомендацій постійних та тимчасових комісій міської ради.

2.3. Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

– Конституція і закони України;

– постанови Верховної Ради України;

– укази і розпорядження Президента України;

– постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

– рішення обласної, районної та міської рад;

– здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання міською радою та її апаратом покладених на них завдань і функцій;

– потреба у правовому врегулюванні діяльності.

2.4. Документи, які видають на підставі законодавчих чи інших нормативних актів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів та заголовків.

2.5. Для здійснення оперативних зв’язків з установами, організаціями, органами місцевого самоврядування, окремими громадянами міська рада надсилає відповідні листи.

2.6. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, то документ передається за допомогою засобів електронного зв’язку.

3. Робота з документами

3.1. Приймання, реєстрація, розгляд і виконання документів

3.1.1. Діловодство в міській раді здійснюється за допомогою комп’ютеризованої системи електронного документообігу, яка призначена для реєстрації вхідних та вихідних документів, одержання статистичних даних щодо документообігу, оперативного пошуку документів та контролю за термінами їх виконання.

3.1.2. При отриманні кореспонденції перевіряють цілісність конвертів (пакетів, бандеролей). У разі їх пошкодження роблять відмітку в поштовому реєстрі.

3.1.3. Якщо після розкриття конвертів виявлять відсутність окремих документів, додатків до них, невідповідність номерів документів номерам, що зазначені на конверті (пакеті, бандеролі), пошкодження, складають акт у трьох примірниках за підписами працівника, відповідального за ведення діловодства, і начальника відділу діловодства та організаційної роботи управління технічного та інформаційного забезпечення міської ради. Перший примірник акта надсилають відправникові, другий – додають до одержаних документів, третій – залишають у відділі діловодства та організаційної роботи управління технічного та інформаційного забезпечення міської ради.

3.1.4. Документи, оформлені неналежним чином (не зареєстровані, не підписані, з незавізованими додатками тощо), пошкоджені, помилково вкладені, а також надіслані не за адресою, не реєструють і повертають відправникові.

3.1.5. Конверти (пакети, бандеролі) з позначками “Особисто” або “Конфіденційно” не розкривають, а реєструють за вказаними на конверті даними і передають за призначенням. Якщо кореспонденція виявиться службовою, її повертають до відділу діловодства та організаційної роботи управління технічного та інформаційного забезпечення міської ради для опрацювання у встановленому порядку.

3.1.6. Конверти, в яких надійшла кореспонденція, підлягають знищенню, за винятком, якщо на документах не вказано дату й адресу відправника або дата відправлення кореспонденції значно розходиться з датою її отримання (поштові штемпелі є підтвердженням часу відправлення та отримання кореспонденції), а також, якщо у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів вкладених документів номерам, зазначеним на конверті.

Конверти до судових справ, позовних заяв, апеляційних та касаційних скарг, звернень громадян знищенню не підлягають.

3.1.7. Реєстрацію документів проводять з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.1.8. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи міської ради та її органів, що потребують обліку та виконання. Документи повинні мати встановлені реквізити щодо їх оформлення:

– найменування або бланк із зазначенням назви установи чи організації;

– короткий зміст документа;

– посаду особи, яка надіслала документ;

– номер і дату документа;

– адресу;

– підпис або відбиток печатки, що його замінює.

3.1.9. Для реєстрації застосовується електронна картка єдиного зразка. Вхідна кореспонденція нумерується окремо на кожний календарний рік у відділі діловодства та організаційної роботи управління технічного та інформаційного забезпечення міської ради.

3.1.10. При реєстрації документів у правому нижньому кутку першої сторінки документа ставлять штрих-код із зазначенням дати його надходження та вхідного номера.

3.1.11. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Документ реєструють тільки один раз. У структурних підрозділах апарату міської ради нові номери надісланим документам не присвоюють.

3.1.12. Документи, які надходять до міської ради, розглядає міський голова, а в разі його відсутності – секретар міської ради чи заступник міського голови, який виконує його обов’язки.

3.1.13. Розгляд документа здійснюється шляхом накладення резолюції керівництвом міської ради в системі електронного документообігу.

3.1.14. Передача документів після розгляду керівництвом міської ради безпосередньо виконавцям здійснюється виключно через систему електронного документообігу.

3.1.15. Рішення міської ради обліковує відповідальний за протокольну частину працівник відділу забезпечення діяльності ради.

Рішення виконавчого комітету міської ради обліковує відповідальний за протокольну частину працівник управління технічного та інформаційного забезпечення міської ради.

Розпорядження міського голови обліковує відповідальний працівник управління технічного та інформаційного забезпечення міської ради.

3.1.16. Якщо доручення надане кільком виконавцям, його виконання організовує особа, зазначена у резолюції першою. Всі виконавці несуть однакову відповідальність за виконання документа.

Виконавець, зазначений у резолюції першим, подає інформацію про виконання документа з урахуванням пропозицій всіх виконавців. У разі різних точок зору виконавців щодо вирішення завдання всі пропозиції подаються автору резолюції для прийняття остаточного рішення.

3.1.17. Документи, в тому числі інформаційні, разом з усіма матеріалами до них зберігають у справах відповідно до затвердженої номенклатури. Копії інформаційних документів можуть також зберігатися у справах структурного підрозділу апарату міської ради, якому вони надіслані.

3.2. Кореспонденція народних депутатів України і депутатів обласної, районної та міської рад

3.2.1. Кореспонденцію, що надійшла від народних депутатів України і депутатів обласної, районної та міської рад, приймають і реєструють у відділі діловодства та організаційної роботи міської ради. Роботу з нею здійснюють в порядку, встановленому для службових документів.

3.2.2. Звернення депутатів обласної, районної чи міської рад, що надходять до керівництва міської ради безпосередньо під час засідань міської ради, передають до відділу діловодства та організаційної роботи міської ради для реєстрації та передачі керівництву міської ради у встановленому порядку.

3.2.3. Про результати розгляду депутатської кореспонденції або направлення її для вирішення іншим установам повідомляють депутата.

3.2.4. Особисту кореспонденцію депутати міської ради відправляють самостійно.

3.2.5. Кореспонденцію, що надходить на адресу міської ради для депутатів міської ради, голів постійних комісій міської ради, голів депутатських фракцій в міській раді, передають без реєстрації їм особисто, через помічників-консультантів, працівників відділу забезпечення діяльності ради, або відправляють поштою.

Відповідальність за розгляд та виконання такої кореспонденції покладається на депутатів міської ради, голів постійних комісій міської ради, голів депутатських фракцій в міській раді.

3.3. Робота з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом

Робота з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється відповідно до Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, розробленої згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 р. № 736 “Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію” зі змінами та затвердженої відповідним розпорядженням міського голови.

3.4. Робота з міжнародною кореспонденцією

3.4.1. Кореспонденцію, що надійшла до міської ради від органів влади зарубіжних країн, посольств, консульств, інших іноземних представництв в Україні, опрацьовують у такому ж порядку, як і інші документи.

3.4.2. Кореспонденцію, що надійшла іноземною мовою, після реєстрації у відділі діловодства та організаційної работи міської ради за резолюцією керівництва міської ради передають відповідному структурному підрозділу міської ради для здійснення перекладу.

3.4.3. Листи керівникам установ і організацій іноземних держав, посольствам, консульствам, іншим іноземним представництвам в Україні та іноземним громадянам готують українською (при потребі іноземною) мовою і оформляють відповідно до загальноприйнятих вимог.

3.5. Робота зі зверненнями громадян

3.5.1. Діловодство за зверненнями громадян здійснюється окремо від загального діловодства.

Заяви і скарги громадян (далі – звернення громадян), надіслані на адресу керівництва міської ради, передають (крім листів з позначками “Особисто” або “Конфіденційно”) нерозкритими працівнику, який відповідно до посадових обов’язків здійснює роботу зі зверненнями громадян, для реєстрації.

3.5.2. Листи (пакети, бандеролі) з позначками “Особисто”, “Конфіденційно”, адресовані керівництву міської ради, а також посадовим особам апарату міської ради, передають адресатам або уповноваженим ними особам нерозкритими. У разі, якщо ці листи виявляться зверненнями громадян до міської ради, вони за розпорядженням керівництва міської ради передаються працівнику, який відповідно до посадових обов’язків здійснює роботу зі зверненнями громадян, для реєстрації і передачі на розгляд.

3.5.3. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним, не реєструється але доводиться до відома керівництва міської ради.

3.5.4. Реєстраційний індекс звернення зазначається у штрих-коді, який ставиться у правому нижньому полі першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення від початку року.

3.5.5. Звернення громадян розглядають у термін, визначений Законом України “Про звернення громадян”.

3.5.6. Звернення громадян, які надійшли на адресу міської ради під час пленарних засідань, передають для реєстрації працівнику, який відповідно до посадових обов’язків здійснює роботу зі зверненнями громадян.

3.6. Робота з інформаційними запитами

Реєстрація та розгляд інформаційних запитів здійснюється відповідно до законів України “Про інформацію”, “Про доступ до публічної інформації”, рішення виконавчого комітету міської ради від 19.11.2021. № 254 «Про внесення змін до рішення виконавчого комітету від 11.08.2011 № 263 “Про затвердження норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію” та інших нормативно-правових актів.

4. Складання та оформлення документів.

4.1. Складання документів.

4.1.1. Документи, які складають у апараті міської ради, повинні мати певні реквізити і постійний порядок їх розташування:

– Державний Герб України;

– найменування установи – автора документа;

– код установи;

– назву виду документа (не зазначається на листах);

– дату;

– індекс;

– заголовок до тексту;

– текст;

– підпис;

– візи;

– прізвище та власне ім’я виконавця, номер службового телефону.

Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII “Про Державний герб України” по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки.

4.1.2. При складанні документів необхідно дотримуватися таких вимог:

– на документі зазначають посаду, власне ім’я та прізвище особи, яка його підписала чи затвердила, дату його підписання або затвердження;

– у разі подання документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді;

– якщо документ підписують кілька осіб, які займають рівнозначні посади, їх підписи розташовують на одному рівні;

– у разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім’я і прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує її обов’язки. Тоді обов’язково зазначають фактичну посаду, власне ім’я та прізвище особи, яка підписала документ.

4.1.3. Текст документа повинен містити інформацію, заради фіксування якої його було створено, і стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту документа.

Інформацію в тексті документа потрібно подавати стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Текст документа не може містити повторень, а також слів і зворотів, що не несуть змістового навантаження.

4.1.4. Текст документа повинен бути чітким, конкретним, лаконічним, інформативним та відповідати орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним нормам української літературної мови. Під час складання документів застосовується діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа оформляють у вигляді суцільного складного тексту, таблиці або поєднання цих форм.

4.1.5. Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна – обґрунтування позиції установи, в заключній – висновки, пропозиції, рішення, прохання.

У листуванні застосовується форма викладу тексту від першої особи множини.

Наприклад: “Вважаємо…”, “Надсилаємо…”, “Просимо…”, “Пропонуємо…”.

Якщо лист оформляють на бланку посадової особи, то його зміст викладають від першої особи однини.

Наприклад: “Прошу…”, “Надсилаю…”.

Текст відділяється від заголовка трьома-чотирма міжрядковими інтервалами.

4.1.6. У відповіді на документ необхідно посилатися на його вихідний номер і дату.

Наприклад: На лист обласної державної адміністрації від 23.05.2022 № 588/1/1-16/01-132.

Тоді на бланку вихідного листа зазначають:

від 05.06.2022 № 10/05-18/370 на № 588/1/1-16/01-132 від 23.05.2022.

4.1.7. На вихідних документах в нижньому лівому кутку лицьового боку останнього аркуша документа зазначають прізвище та власне ім’я виконавця, номер його службового телефону.

Наприклад:

Долішній Іван 2-70-25

У внутрішніх документах допустимо зазначати лише прізвище виконавця документа і номер його службового телефону.

Наприклад:

Долішній 2-70-25

Допустимо через кому зазначати кілька номерів телефонів, за якими можна зв’язатися з виконавцем.

Наприклад:

Бойко Федір 2-70-22, 2-70-55

В одному документі, за потреби, може бути зазначено відомості про двох-трьох виконавців.

Наприклад:

Приймак Сергій 2-70-21

Зубрійчук Василь 2-70-33

4.1.8. Відповідальність за зміст, підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів апарату міської ради та безпосередніх виконавців. Відповідальність за зміст документа, який завізований кількома особами, несуть ці особи згідно з їх компетенцією.

4.2 Оформлення документів.

4.2.1. При оформленні документів у апараті міської ради необхідно дотримуватися таких вимог:

– документи друкують на лицьовому боці бланка встановленого зразка (відповідно до ДСТУ 4163:2020) або на чистих аркушах паперу стандартних форматів А4 (210 мм х 297 мм), А5 (148 мм х 210 мм) та А3 (297 мм х 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць;

– тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання та проєкти рішень, що додаються до матеріалів сесій міської ради, допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша;

– документи формату А4 мають поля: – 30 мм – ліве; – 10 мм – праве; – 10-15мм – верхнє та нижнє.

Двосторонні документи друкують із дзеркальними полями;

– складання документів на папері довільного формату не дозволяється;

– документи друкують шрифтом Times New Roman розміром 12 або 14 друкарських пунктів (для таблиць – дозволяється 11-14). Допустимо використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізитів установи, відомостей про виконавця документа, виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа тощо. Для друкування реквізиту “Назва виду документа” можна використовувати розріджений шрифт розміром 14-16 друкарських пунктів. Для друкування реквізитів “Найменування установи”, “Найменування структурного підрозділу установи”, “Назва виду документа” та “Заголовок до тексту документа” допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт;

– якщо документ містить дві і більше сторінки, другу і наступні сторінки нумерують. Номери сторінок проставляють арабськими цифрами без слова “сторінка” та розділових знаків, посередині відносно лівого і правого полів друку. Першу сторінку не нумерують. Нумерацію сторінок у буклетах та інших документах, які мають обкладинки, починають з першої сторінки з цифрою 3. Сторінки документа і кожного з додатків мають окрему нумерацію.

4.2.2. Під час оформлення документів потрібно дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

– 10 мм – для абзаців у тексті;

– 90 мм – для реквізиту “Адресат”;

– 100 мм – для реквізитів “Гриф затвердження документа” та “Гриф обмеження доступу до документа”;

– 125 мм – для розшифрування підпису в реквізиті “Підпис”.

Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів “Дата документа”, “Заголовок до тексту документа”, “Текст документа” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Віза документа”, “Гриф погодження (схвалення) документа”, “Відмітка про засвідчення копії документа”, “Відомості про виконавця документа”, “Відмітка про ознайомлення з документом”, “Відмітка про виконання документа”, найменування посади в реквізиті “Підпис”, а також слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”.

4.2.3. Документи розпорядчого характеру та документи, які адресуються зовнішнім адресатам, оформляють на бланках міської ради. Встановлені такі види бланків:

– бланки листів (додаток 1);

– бланки нормативних актів (рішення, розпорядження) міської ради (додатки 2-4).

4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа, відповідати на запитання “про що?” і бути максимально коротким. Якщо в документі порушено кілька питань, заголовок повинен бути узагальненим. Заголовок починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад, “Про затвердження…”, “Про введення…”, “Про призначення…”, або іменника, наприклад, “Про підсумки…”.

Заголовок відділяється від попереднього реквізиту одним – двома міжрядковими інтервалами і друкується від лівої межі текстового поля з великої літери. Кількість знаків в одному рядку заголовка повинна складати не більше 28-32. Якщо заголовок до тексту документа перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Текст документа, надрукований на форматі А5, а також внутрішні документи (службові та доповідні записки тощо), дозволяється подавати без заголовка.

Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.2.5. Преамбула рішень міської ради обов’язково повинна містити слова “міська рада вирішила”. Слово “в и р і ш и л а” друкують з нового рядка, вирівнюють по центру відносно основного тексту і виділяють напівжирним шрифтом. У разі відсутності констатуючої частини преамбулою є ці слова.

4.2.6. Підпис відділяється від тексту одним – трьома міжрядковими інтервалами, друкується від лівої межі текстового поля із зазначенням посади особи, яка підписує документ, з великої літери – у рішеннях міської ради та розпорядженнях міського голови, а у листах, після слів “З повагою” – з малої літери.

Розшифровку підпису у реквізиті “Підпис” друкують на рівні останнього рядка найменування посади.

4.2.7. У розпорядчих документах з кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива:

“ПРИЙНЯТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ”, “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ВІДРЯДИТИ”, “НАДАТИ”, “ОГОЛОСИТИ” тощо.

У кожному пункті розпорядчого документа з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

Якщо розпорядчим документом відміняється інший розпорядчий документ, у резолютивній частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів: “Визнати таким, що втратив чинність…”.

4.2.8. Останнім пунктом резолютивної частини можна покладати функції з контролю за виконанням розпорядчого документа на структурний підрозділ апарату міської ради або посадову особу міської ради.

4.3 Датування документів.

4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання. Для документа, який приймає колегіальний орган, – дата його прийняття; для документа, який затверджують, – дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що зазначаються в тексті, необхідно оформляти цифровим способом. Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом.

У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. У такому випадку день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.

Наприклад: 07.05.2022

Допустимо оформлювати дату у зворотній послідовності: рік, місяць, день місяця.

Такий спосіб найчастіше використовують під час службового листування з іноземними партнерами, оскільки він відповідає міжнародній системі датування документів.

Наприклад: 2022.05.25

У текстах нормативних актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.

Наприклад: 07 грудня 2021 року

Допустимо вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”.

Наприклад: 25 травня 2022 р.

У різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена як словесно-цифровим способом, так і цифровим.

4.3.3. Дату затвердження документа проставляє особа, яка його затверджує.

4.3.4. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа).

4.3.5. Дату підписання проставляють в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дату проставляють нижче підпису ліворуч. Дату затвердження документа зазначають у відповідній графі.

4.4 Індексація документів

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні умовних позначень – індексів, які присвоюють під час реєстрації і котрі вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Індекс вхідного документа при його реєстрації складається з:

– порядкового номера реєстрації вхідних документів від початку року;

– індексу структурного підрозділу, який здійснює реєстрацію;

– індексу справ за номенклатурою;

– номера постійного кореспондента.

Наприклад: № 1133/05-19/17

4.4.2. Індекс вихідного ініціативного документа складається з:

– порядкового номера реєстрації вихідних документів від початку року;

– індексу структурного підрозділу, який здійснює реєстрацію;

– індексу справи за номенклатурою;

– номера постійного кореспондента;

– маленької літери “в”.

Наприклад: № 581/05-19/17в

4.4.3. Індекс вихідного документа-відповіді складається з:

– номера постійного кореспондента;

– індексу структурного підрозділу, який здійснює реєстрацію;

– індексу справи за номенклатурою;

– порядкового номера реєстрації вихідних документів від початку року.

Наприклад: № 12/05-19/1814

4.4.4. Виняток складають індекси розпорядчих документів, рішень, протоколів, звернень громадян. Індексами цих документів є їхні реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів.

4.5 Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності чинному законодавству здійснюється погодження проєкту документа.

Погодження може бути двох видів:

• внутрішнє – у апараті міської ради (зі структурними підрозділами, посадовими особами відповідно до компетенції);
• зовнішнє – за межами міської ради.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформляють візуванням проєкту документа посадовою особою. Віза включає:

• особистий підпис;
• власне ім’я та прізвище особи, яка візує документ;
• дату візування.

У разі потреби зазначають найменування посади цієї особи.

Наприклад:

Начальник відділу діловодства та організаційної роботи управління технічного та інформаційного забезпечення міськї ради

(Підпис) (Власне ім’я, прізвище)

Дата

4.5.3. Візу, зауваження і пропозиції проставляють на лицьовому боці останнього аркуша проєкту документа. Якщо на лицьовому боці не вистачає місця, то її проставляють на зворотньому боці останнього аркуша примірника документа, який залишається у апараті міської ради.

4.5.4. Зауваження і пропозиції до проєкту документа можуть оформлятися на окремому аркуші, про що на проєкті роблять відмітку за такою формою:

Начальник відділу діловодства та організаційної роботи управління технічного та інформаційного забезпечення міськї ради

(Підпис) (Власне ім’я, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються

Дата

Про зауваження обов’язково доповідають особі, яка підписує документ.

4.5.5. Зовнішнє погодження проєктів документів оформляють відповідним грифом. Гриф погодження ставлять нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа. Він включає в себе:

• слово “Погоджено”;
• найменування посади особи, з якою погоджують проєкт документа;
• особистий підпис;
• власне ім’я та прізвище;
• дату погодження.

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник міського голови

(Підпис) (Власне ім’я, прізвище)

Дата

У випадку, коли необхідне погодження більше ніж трьох посадових осіб, складають аркуш погодження, про що роблять відмітку у самому документі на місці грифу погодження.

Якщо погодження здійснюється колегіальним органом, замість посади і підпису зазначають номер протоколу засідання цього органу і дату.

4.5.6. Напис про засвідчення паперової копії документа у паперовій формі складається із слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа “Підпис” та ставиться гербова печатка міської ради або виконкому, наприклад:

Долинська міська рада може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються у ній та у її виконавчому комітеті (виконавчих органах), крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до Долинської міської ради через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюють шляхом їх підписання, затвердження, а також печаткою.

4.6.2. Листи на ім’я керівників центральних органів влади, обласних установ і організацій, голів районних рад та районних державних адміністрацій, міських, селищних, сільських голів підписує міський голова.

У разі відсутності міського голови документи підписує секретар міської ради або заступник міського голови, який виконує його обов’язки.

У спільних документах, підготовлених від імені двох і більше юридичних осіб, зазначають одну дату, що відповідає даті проставлення останнього підпису.

Листи за результатами розгляду звернень громадян підписує керівник, який проводив прийом громадян з особистих питань.

Відповідно до функціональних обов’язків секретар, заступники міського голови та керуючий справами виконавчого комітету міської ради підписують:

– листи інформаційного характеру;

– супровідні листи до витягів з протоколів засідань постійних комісій міської ради на адресу місцевих органів влади та органів місцевого самоврядування;

– листи керівникам комунальних підприємств щодо розгляду звернень громадян;

– листи керівникам установ, підприємств та організацій, в яких працюють депутати міської ради, з проханням відрядити їх для участі у засіданнях міської ради та її дорадчих органів.

4.6.3. Підпис складається з:

– найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене – якщо документ надрукований на бланку);

– особистого підпису;

– власного імені та прізвища.

Наприклад:

Міський голова (Підпис) (Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)

4.6.4. У разі надсилання документа кільком установам вищого рівня його підписують кожному адресату окремо.

4.6.5. При надсиланні документа одночасно більше ніж трьом адресатам підписують тільки оригінал, який залишається у справі відповідно до номенклатури, а зазначеним адресатам розсилають засвідчені не гербовою печаткою копії.

4.6.6. Документи підписує, як правило, одна особа. У разі, якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – усі відповідальні особи. При цьому їх підписи розташовують один під одним у послідовності відповідно до займаної посади.

Наприклад:

Міський голова (Підпис) (Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)

Начальник фінансового відділу (Підпис) (Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)

4.6.7. У разі підписання документа кількома особами, які займають рівнозначні посади, їх підписи розташовують на одному рівні.

Наприклад:

Міський голова Голова районної ради

(Підпис) (Ім’я та ПРІЗВИЩЕ) (Підпис) (Ім’я та ПРІЗВИЩЕ)

4.6.8. На проєкті документа повинні бути зазначені посада, власне ім’я та прізвище особи, яка його підписує.

4.6.9. Якщо документ затверджує посадова особа, то гриф затвердження містить такі елементи:

– слово “ЗАТВЕРДЖУЮ”;

– найменування посади;

– підпис;

– власне ім’я та прізвище особи, яка затвердила документ;

– дату затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міський голова

(Підпис) (Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ)

Дата

4.6.10. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі розташовують гриф такого зразка:

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження міського голови

від _____________ № ____________

4.6.11. Гриф затвердження розташовують у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

Примірний перелік документів, що затверджуються з проставленням грифа затвердження, азначено в додатку 5.

4.6.12. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи необхідно завіряти гербовою печаткою.

Гербову печатку ставлять також на договорах, посвідченнях, довіреностях тощо.

Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка, зазначено в додатку 6.

4.6.13. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.

4.6.14. Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається. У виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути завізовані особою, яка підписала цей документ.

4.7 Адресування документів

4.7.1. У документах, які надсилають установі або організації, їх структурним підрозділам без зазначення посадової особи, їх найменування подають у називному відмінку. Наприклад:

Верховна Рада України

Кабінет Міністрів України

Міністерство фінансів України

Якщо документ надсилають посадовій особі, то назву установи зазначають у називному відмінку, а її посаду, власне ім’я та прізвище – у давальному. Наприклад:

Апарат Верховної Ради України

Управління по зв’язках з місцевими органами
влади і органами місцевого самоврядування

Валентині РУДКОВСЬКІЙ

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику
назва установи входить до складу назви посади адресата. Наприклад:

Керівнику Управління по зв’язках
з місцевими органами влади і
органами місцевого самоврядування
Апарату Верховної Ради України
Валентині РУДКОВСЬКІЙ

При потребі в реквізиті “Адресат” можна зазначати звання, вчений ступінь тощо.

4.7.2. Якщо документ адресують однотипним установам або організаціям, органам місцевого самоврядування, адресат зазначається узагальнено у давальному відмінку.

Наприклад: Міським, селищним, сільським радам
територіальних громад

4.7.3. Документ не повинен мати більше чотирьох. Слово “Копія” перед зазначенням другого, третього та четвертого адресата не вказують. Якщо документ надсилають більше ніж чотирьом адресатам, складають реєстр розсилки і на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

4.7.4. Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 р. № 270 (офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції України

вул. Городецького, буд. 13,

м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у давальному відмінку власне ім’я та прізвище, потім поштова адреса, наприклад:

Олександру Прокопенку

вул. Грушевського, буд. 28, кв. 1,

м. Долина, 77503

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

4.8. Додатки до документів

4.8.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документа в цілому. У тексті основного документа зазначається про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”; “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.8.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

• додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчим документом (додатки до розпорядчих документів);
• додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
• додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

4.8.3. Додатки оформляють на стандартних аркушах, вони повинні мати реквізити, визначені цією Інструкцією.

На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

4.8.4. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті. Наприклад:

“Розробити і подати на затвердження план заходів згідно з додатком”.

Склад комісій, власні імена та прізвища їх членів у розпорядчих документах або у додатках до них друкують без розділових знаків між ними.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка проставляється у верхньому правому полі першого аркуша додатка.

Наприклад:

Додаток до рішення міської ради
від __.__.20__ № _____-__/20__

4.8.5. При наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.

4.8.6. Відомості про наявність додатків до листів, планів, звітів, протоколів тощо оформляють у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то після тексту роблять таку відмітку:

Додаток: на_____арк. у_____прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання на_____арк. у_____прим.

2. Графік_____на_____арк. у_____прим.;

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків роблять таким чином:

Додаток: висновок комісії_________ і додаток до нього,

всього на_____арк. у______прим.;

якщо до документа додається брошура, кількість аркушів не зазначають;

у разі великої кількості додатків на них складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додаток: згідно з описом на ______арк.;

якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, то після тексту документа роблять таку відмітку:

Додаток: на______арк. у______прим. першому адресату.

5. Оформлення проєктів рішень, рішень міської ради, рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови.

5.1. Розпорядчі документи в міській раді оформляють на бланках встановленого зразка.

5.2. Проєкти розпоряджень за дорученням керівництва міської ради готують і візують відповідні структурні підрозділи апарату міської ради.

Проєкти розпоряджень з кадрових питань (призначення і переміщення по службі, заохочення, надання відпусток тощо), про відрядження керівництва та працівників апарату міської ради готує і забезпечує візування відповідальними особами працівник відділу кадрового забезпечення управління правового та кадрового забезпечення міської ради, на якого покладено ці обов’язки, за відповідними дорученнями, поданнями тощо. Проєкти таких розпоряджень та додатки до них візуються працівником відділу кадрового забезпечення управління правового та кадрового забезпечення міської ради, який створив документ, його керівником, керуючим справами виконавчого комітету, начальником управління правового та кадрового забезпечення міської ради, а також залежно від видів розпоряджень посадовою особою з питань запобігання та виявлення корупції, посадовою особою відділу бухгалтерського обліку та звітності, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Проєкти розпоряджень міського голови з основної діяльності візують заступник міського голови, який відповідає за розгляд даного питання, керуючий справами виконавчого комітету міської ради, начальник управління правового та кадрового забезпечення міської ради, за потреби – інші начальники структурних підрозділів апарату міської ради. Проєкти розпоряджень, відповідно до яких буде проводитися фінансування, повинні бути завізовані начальником фінансового управління міської ради.

Проєкти розпоряджень, що мають комплексний характер, візують начальники управлінь та відділів апарату міської ради, які забезпечували його підготовку або яким адресовані доручення.

Розпорядження оформляють із зазначенням повного найменування посади особи, яка його підписує.

Наприклад:

Міський голова (Підпис) (Власне ім’я та прізвище)

Підписані міським головою розпорядження, додатки та матеріали, на підставі яких вони видаються, передають для реєстрації працівнику управління технічного та інформаційного забезпечення міської ради, який відповідно до посадових обов’язків забезпечує їх реєстрацію, облік та розсилання копій згідно з реєстром розсилки.

Реєстри розсилки розпоряджень міського голови складають і підписують працівники апарату міської ради, відповідальні за їх підготовку.

Копії розпоряджень завіряють не гербовою печаткою, на них проставляється адресат, після чого їх разом з реєстром розсилки передають працівнику управління технічного та інформаційного забезпечення міської ради, який відповідно до посадових обов’язків забезпечує їх реєстрацію.

5.4. Оформлення, реєстрацію та проходження проєктів рішень міської ради та проєктів рішень виконавчого комітету міської ради здійснюють в порядку, встановленому Регламентом міської ради та Регламентом виконавчого комітету міської ради.Проєкти рішень повинні містити:

• назву документа;
• мотивувальну частину з посиланням на відповідні законодавчі та нормативно-правові акти;
• резолютивну частину;
• додатки (у разі їх наявності);
• при потребі – пояснювальну записку з обґрунтуванням необхідності прийняття рішення.

5.5. Проєкт рішення повинен бути завізований керівником відповідного структурного підрозділу міської ради, який забезпечував його підготовку на розгляд міської ради, та заступником міського голови згідно з розподілом обов’язків.

5.6. Проєкт рішення, відповідно до якого буде здійснюватися фінансування, повинен бути завізований керівником фінансового управління міської ради.

5.7. До проєктів рішень, які за змістом передбачають внесення змін до раніше прийнятих рішень, можуть додавати порівняльну таблицю.

5.8. Управління правового та кадрового запезпечення міської ради опрацьовує проєкти рішень на відповідність їх чинному законодавству.

5.9. Додатки до проєктів рішень підписують керівники структурних підрозділів міської ради, керівники установ і організацій, відповідальні за їх підготовку на розгляд міської ради.

5.10. Проєкти рішень міської ради повинні бути завізовані секретарем міської ради, профільним заступником міського голови, начальником управління правового та кадрового забезпечення міської ради, за потреби – іншими начальниками структурних підрозділів апарату міської ради.

5.11. Проєкти рішень разом з додатками і матеріалами, на підставі яких вони прийняті міською радою, передають відповідальному працівнику відділу забезпечення діяльності ради.

Після пленарного засідання сесії міської ради, на якому були прийняті рішення, відповідальний працівник відділу забезпечення діяльності ради присвоює їм номери.

Реєстраційний номер рішення міської ради складається з:

• порядкового номера рішення від початку скликання;
• порядкового номера сесії від початку скликання;
• року прийняття рішення.

Наприклад: № 225-5/2022

При оформленні прийнятих міською радою рішень і додатків до них не допускається внесення будь-яких змін або доповнень, не прийнятих і не зафіксованих у протоколах, пленарних засідань сесій міської ради, крім усунення неточностей редакційного характеру, які не впливають на їх зміст.

5.12. Рішення міської ради на підпис міському голові або особі яка головувала на пленарному засіданні сесії готують працівники відділу забезпечення діяльності ради. На зворотному боці останнього аркуша рішення візують секретар міської ради, та начальник управліня правового та кадрового забезпечення, за потреби – інші начальники структурних підрозділів апарату міської ради.

5.13. Відділ забезпечення діяльності ради після підписання рішень розсилає їх копії згідно з реєстром розсилки, формує протокольну частину, виставляє рішення на офіційному вебсайті міської ради та формує в електронному вигляді перелік, в якому зазначає номери, дати прийняття рішень та їх назви, а також інформацію про внесення змін чи доповнень до них, втрату ними чинності чи їх скасування.

Реєстри розсилки рішень міської ради складає працівник відділу забезпечення діяльності ради, відповідальний за їх підготовку, і підписує секретар міської ради.

Копії рішень завіряють не гербовою печаткою, на них проставляється адресат.

5.14. Формування справ здійснює відповідальний працівник відділу забезпечення діяльності ради з оригіналів таких документів:

• протоколів сесій міської ради та прийнятих на них рішень;
• матеріалів до рішень міської ради;

5.15. Видачу завірених копій, повторне надсилання завірених копій рішень міської ради структурним підрозділам міської ради, а також внесення відповідних змін у реєстр розсилки, здійснює відповідальний працівник відділу забезпечення діяльності ради за дорученням секретаря міської ради.

5.16. Протоколи, оригінали рішень міської ради з матеріалами, на підставі яких вони прийняті, оформляють для переплетення, зберігають в протокольній частині у відділі забезпечення діяльності ради, після чого передають управлінню інформаційного та технічного забезпечення для послідуючої передачі в архівний відділ.

Оригінали документів, що зберігаються у протокольній частині, у тимчасове користування не надаються та з відповідних справ не вилучаються.

6. Документування засідань і нарад

6.1. Документами засідань і нарад є протоколи, а при необхідності стенограми. Пленарні засідання сесій та виконавчого комітету міської ради протоколюють і записують на електронні носії.

6.2. Протоколи сесій та виконавчого комітету міської ради, а також за потреби – витяги з них, оформляє у стислій формі та візує відповідальний працівник відділу забезпечення діяльності ради чи працівник управління технічного та інформаційного забезчення міської ради відповідно, після чого їх подають на підпис міському голові або особі яка головувала на пленарному засіданні сесії.

Протоколи сесій міської ради оформляють окремо на кожне пленарне засідання. У разі зміни головуючого на пленарному засіданні сесії, протокол оформляють частинами за підписами кожного з головуючих.

6.3. Ведення протоколів засідань постійних комісій міської ради, їх підписання, а також відповідальність за достовірність викладених у них відомостей покладається на голів та секретарів відповідних комісій. Відділ забезпечення діяльності ради надає допомогу в організації роботи комісії: повідомляють про дату, час і місце засідання комісії, готують членам комісії необхідні для роботи матеріали, перелік яких визначається секретарем міської ради міської ради.

Протоколи засідань постійних комісій міської ради підписують голови та секретарі комісій, протоколи спільних засідань кількох постійних комісій міської ради – голови відповідних комісій, протоколи засідань тимчасових комісій міської ради – голови цих комісій, протоколи засідань депутатських фракцій (груп) – уповноважені представники депутатських фракцій (груп).

Витяги з протоколів засідань постійних комісій міської ради, депутатських фракцій (груп) та прийняті висновки і рекомендації підписує особа, яка головувала на засіданні. Їхній зміст повинен відповідати змісту відповідних пунктів протоколу.

Протоколи засідань постійних комісій нумерують від початку скликання і зберігаються відділом забезпечення діяльності ради..

6.4. Протоколи нарад у міського голови, та заступників оформляє відповідальний працівник.

6.5. У протоколі зазначають дату проведення засідання, кількість і склад присутніх, прізвище головуючого, порядок денний, прізвища осіб, які виступали, (за потреби викладають короткий зміст виступів), прийняті рішення.

Кожне з включених до порядку денного питань викладається у протоколі за такою схемою: “Слухали – Виступили – Вирішили”.

6.6. Аудіозаписи пленарних засідань сесій міської ради та їх зберігання здійснює відділ забезпечення діяльності ради.

6.7. Протоколи пленарних засідань міської ради підписує міський голова або особі яка головувала на пленарному засіданні сесії.

. Оформляє для переплетення протоколи сесій, рішення та документи до них відповідальний працівник відділу забезпечення діяльності ради. В одному томі, як правило, повинно бути не більше ніж 250 аркушів.

7. Відправлення кореспонденції

7.1. Вихідну кореспонденцію відправляють адресатам працівник відділу діловодства та організаційної роботи міської ради після її реєстрації..

Листування за зверненнями громадян забезпечує провідний спеціаліст управління технічного та інформаційного забезпечення міської ради, який відповідно до посадових обов’язків здійснює роботу зі зверненнями громадян.

7.2. Під час підготовки вихідних документів виконавець зобов’язаний перевірити:

• правильність оформлення документа та розташування на ньому всіх реквізитів;
• правильність зазначення адреси;
• наявність на документах та додатках до них усіх необхідних підписів;
• наявність на документі відмітки про додатки, наявність додатків;
• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

За неякісне та неправильне оформлення документів відповідальність несе виконавець.

7.3. Документи, оформлені з порушенням цієї Інструкції, до відправлення не приймаються.

7.4. Якщо одному адресату надсилається кілька документів, то вони відправляються в одному конверті (пакеті, бандеролі) із зазначенням вихідних номерів усіх вкладених документів.

7.5. Документи, які відправляють за кількома адресами, передають у відділ діловодства та організаційної роботи управління технічного та інформаційного забезпечення разом із реєстром розсилки, який містить найменування установ і організацій, кількість примірників документів; а в необхідних випадках – прізвища та ініціали адресатів. Реєстр розсилки документа підписує працівник, який його готував.

7.6. Документи на відправлення приймають , як правило, не пізніше однієї години до закінчення робочого дня. Після зазначеного терміну відправляють тільки термінову кореспонденцію.

7.7. Документи можуть відправлятись поштою, електронною поштою або через уповноважених осіб під розписку тощо.

8. Розміщення інформації на вебсайті міської ради.

8.1. Відповідальність за розміщення на вебсайті інформації, повідомлень, оголошення про час та місце проведення пленарних засідань сесій, виконавчого комітету, засідань постійних та тимчасових комісій міської ради тощо несе начальник відділу інформаційної політики та зв’язків з громадськістю управління технічного та інформаційного забезпечення міської ради.

8.2. Проєкти рішень, які надходять на розгляд міської ради чи виконавчого комітету, розміщуються на вебсайті міської ради відповідно до Регламенту.

8.3. Проєкти рішень подають до міської ради на паперових та електронних носіях. Електронний варіант проєкту рішення повинен відповідати паперовому.

Відповідальність за зміст електронного варіанту несуть суб’єкти подання. У разі зміни інформації, зазначеної в проєктах рішень, після розміщення їх на вебсайті міської ради, відповідальний за підготовку проєкту рішення працівник апарату міської ради повинен внести відповідні зміни в електронний варіант.

Після підписання міським головою або особою яка головувала на пленарному засіданні сесії рішення міської ради, рішення засідань виконавчого комітету міської ради, протоколи засідань постійних комісій ради, протоколи пленарних засідань ради чи її виконавчого комітету відповідальні працівники оприлюднюють шляхом розміщення на вебсайті міської ради.

9. Складання номенклатури,

формування справ та передача їх в архівний відділ

9.1. Зведену номенклатуру справ міської ради на наступний рік складає в останньому кварталі попереднього року відділ діловодства та організаційної роботи управліня технічного та інформаційного забезпечення міської ради і погоджує її з експертною комісією міської ради та експертно-перевірною комісією державного архіву області, після чого вона підлягає затвердженню міським головою (додаток 7).

Управління і відділи апарату міської ради отримують витяги відповідних розділів зі зведеної номенклатури справ для користування в роботі.

9.2. До номенклатури справ включають справи постійного і тимчасового зберігання, що їх утворюють в процесі діяльності міської ради, її органів та структурних підрозділів виконавчого апарату міської ради.

9.3. Зведена номенклатура справ підлягає повторному складанню і погодженню з державним архівом області один раз на п’ять років або у разі змін в структурі та завданнях і функціях апарату міської ради.

9.5. При формуванні справ необхідно дотримуватися таких основних вимог:

• документи постійного і тимчасового зберігання групують окремо;
• до справи включають по одному примірнику документа;
• кожен документ повинен бути підписаний або завізований виконавцем із зазначенням дати;
• у справи групують документи, створені протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ;
• архівна справа може містити не більше як 200-250 аркушів.

9.6. Для організації та проведення експертизи цінності документів, їх відбору та підготовки для архівного зберігання або знищення у виконавчому апараті міської ради утворюється експертна комісія.

9.7. За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного і тимчасового строків зберігання та акти на справи, що підлягають знищенню (додатки 8, 9, 10).

9.8. Визначення документів і справ, що підлягають знищенню, проводиться після підготовки описів справ постійного і тимчасового строків зберігання.

9.9. Після затвердження акта на знищення відібраних документів зазначені документи передають для знищення у встановленому порядку. Знищення документів у структурних підрозділах виконавчого апарату міської ради без оформлення відповідного акта забороняється.

9.10. Відділ діловодства та організаційної роботи управліня технічного та інформаційного забезпечення міської ради здійснює методичне керівництво та несе відповідальність за належне формування та зберігання справ, організовує експертизу цінності документів та передає їх на зберігання архівному відділу.

Додаток 1

до Інструкції з діловодства в Долинській міській раді та її виконавчих органах

Долинська міська рада _{(РОЗМІР ШРИФТУ – 18)}

Калуського району Івано-Франківської області ₍₁₄₎

проспект Незалежності,5, м. Долина, 77504,
тел. (03477) 2-70-30, факс (03477) 2-70-35, e-mail: rada.dolyna.info@gmail.com

Код ЄДРПОУ 04054317

________________ № _____________

Назва кореспондента друкується через 1 міжрядковий інтервал на комп’ютері (напівжирним шрифтом)

Заголовок листа друкується через 1 міжрядковий інтервал на комп’ютері (напівжирним шрифтом)

Текст листа друкується через 1 міжрядковий інтервал у текстовому редакторі Microsoft Word шрифтом Times New Roman розмір шрифту – 12- 14.

Додаток: Перелік установ…… на 1 арк. в 1 прим.

Міський голова Іван ДИРІВ

Наталія Мельник 27023

Долинська міська рада _{(РОЗМІР ШРИФТУ – 18)}

Калуського району Івано-Франківської області ₍₁₄₎

____________ скликання ₍₁₄₎

(__________________ сесія) ₍₁₄₎

РІШЕННЯ (_{16 РОЗРІДЖЕНИЙ})

Від ___.____.20___ № _____-__/20___

м. Долина

Розглянувши документи про …….., керуючись Законом України “Про ………, міська рада

В И Р І Ш И Л А:

1. Текст друкується через 1 міжрядковий інтервал у текстовому редакторі Microsoft Word шрифтом Times New Roman розмір шрифту – 14.

Якщо текст рішення займає більше як одну сторінку, всі інші сторінки нумеруються вверху посередині арабськими цифрами, перша сторінка враховується але номер не ставиться.

Нумерація пунктів і підпунктів рішення проводиться арабськими цифрами- 1., 2., 1.1, 1.2 і т.д.

Міський голова Іван ДИРІВ

(Слова “Міський голова” починається без абзацу)

(на зворотньому боці)

Підготував:

______________

Погоджено:

_______________

_______________

Долинська міська рада _{(РОЗМІР ШРИФТУ – 18)}

Калуського району Івано-Франківської області ₍₁₄₎

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ ₍₁₄₎

РІШЕННЯ (_{16 РОЗРІДЖЕНИЙ})

Від ____.____.20_____ № _____

м. Долина

Розглянувши документи про …….., керуючись Законом України “Про ………, виконком міської ради

В И Р І Ш И В:

1. Текст друкується через 1 міжрядковий інтервал у текстовому редакторі Microsoft Word шрифтом Times New Roman розмір шрифту – 14.

Якщо текст рішення займає більше як одну сторінку, всі інші сторінки нумеруються вверху посередині арабськими цифрами, перша сторінка враховується але номер не ставиться..

Нумерація пунктів і підпунктів рішення проводиться арабськими цифрами- 1., 2., 1.1, 1.2 і т.д.

Міський голова Іван ДИРІВ

(Слова “Міський голова” починається без абзацу)

(на зворотньому боці)

Підготував:

______________

Погоджено:

_______________

_______________

Долинська міська рада _{(РОЗМІР ШРИФТУ – 18)}

Калуського району Івано-Франківської області ₍₁₄₎

РОЗПОРЯДЖЕННЯ (_{16 РОЗРІДЖЕНИЙ})

Від ____.____.20_____. № _____

м. Долина

Розглянувши прохання (заяви) про надання матеріальної допомоги, керуючись Законом України “Про ..,-

ЗОБОВ’ЯЗУЮ:

1. Текст друкується через 1 міжрядковий інтервали у текстовому редакторі Microsoft Word шрифтом Times New Roman розмір шрифту – 14.

2. Якщо текст розпорядження займає більше як одну сторінку, всі інші сторінки нумеруються вверху посередині арабськими цифрами.

Нумерація пунктів і підпунктів розпорядження проводиться арабськими цифрами – 1., 2., 1.1, 1.2 і т.д.

Міський голова Іван ДИРІВ

(Слова “Міський голова” починається без абзацу)

Погоджено: (на зворотньому боці)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що затверджуються

з проставленням грифа затвердження

1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання (на проєктування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; проведення науково-дослідних, проєктно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на капітальне будівництво тощо).
4. Номенклатури справ.
5. Описи справ.
6. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).
7. Плани (роботи ради, виконкому, структурних підроздів, навчання, проведення заходів; тощо).
8. Посадові інструкції.
9. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів тощо).
10. Розцінки на виконання робіт.
11. Статути (положення) установ.
12. Структура установи.
13. Форми уніфікованих документів.
14. Штатні розписи.

Перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою у разі їх створення у паперовій формі або засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою установи у разі їх створення в електронній формі

1. Рішення міської ради, рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови.
2. Протоколи засідань міської ради, протоколи засідань виконавчого комітету.
3. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
4. 4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
5. 5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
6. 6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
7. 7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, платіжні.
8. 8. Завдання (на проєктування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
9. 9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
11. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
12. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
13. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).
14. 14. Довіреності.
15. 15. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
16. 16. Статути установ.
17. 17. Титульні списки.
18. 18. Трудові книжки.

____________________________________________________________________

(назва розділу^*)

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі:

Додаток 8

до Інструкції з діловодства в Долинській міській раді та її виконавчих органах

ДОЛИНСЬКА МІСЬКА РАДА

Фонд № ____

Опис № _____

справ постійного зберігання

за _______ рік

До опису внесено ____________________ справ з № ___ по № ___,

^{(цифрами і літерами)}

у тому числі:

літерні номери ____________________________

пропущені номери _________________________

Посада відповідального
за архівний підрозділ
працівника відділу
діловодства та організаційної роботи Підпис (Власне ім’я, прізвище)

Дата

СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК Протокол засідання

міської ради ЕПК державного архіву області

________ № _______ __________ № ________

Додаток 9

до Інструкції з діловодства в Долинській міській раді та її виконавчих органах

ДОЛИНСЬКА МІСЬКА РАДА

Фонд № ____

Опис № _____

справ з особового складу

за _______ рік

До опису внесено ____________________ справ з № ___ по № ___,

^{(цифрами і літерами)}

у тому числі:

літерні номери ____________________________

пропущені номери _________________________

Посада відповідального
за архівний підрозділ
працівника відділу
діловодства та організаційної роботи Підпис (Власне ім’я, прізвище)

Дата

СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК Протокол засідання

державного архіву області ЕК міської ради

від ________ № _____________ від ________ № ___________

Додаток 10

до Інструкції з діловодства в Долинській міській раді та її виконавчих органах

ДОЛИНСЬКА МІСЬКА РАДА

Акт

___________ № ___________

_________________________

^{(місце складання)}

Про вилучення для знищення документів,
не внесених до Національного архівного фонду

На підставі _____________________________________________________________

^{(назви і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх зберігання}

____________________________________________________________________________

^{або типової (примірної) номенклатури справ}

___________________________________________________________, відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ____:

Разом ___________________________ справ за __________________роки

^{(цифрами і словами)}

Посада особи, яка проводила

експертизу цінності _______ _______________

документів ^{(підпис) (власне ім’я, прізвище)}

______ 20 __ року

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК Протокол засідання

міської ради ЕПК державного архіву області

________ № _______ __________ № ________

Описи справ постійного зберігання за ___________ роки схвалено, а з кадрових питань (особового складу) погоджено з ЕПК (ЕК)_________________________________

^{(найменування державного архіву або органу вищого рівня)} (протокол від _______ № _______).

Документи в кількості __________________________________________ справ

^{(цифрами і словами)}

вагою ________________ кг здано в ___________________________ на переробку

^{(найменування установи)}

за приймально-здавальною накладною від ____________ № ____ або знищено шляхом спалення.