РІШЕННЯ
Від 24.01.2018. № 1
м. Долина
Про функціонування ІСМ
в міській раді за 2017 рік
Заслухавши та обговоривши звіт про функціонування інтегрованої системи менеджменту в міській раді за 2017 рік (додається), керуючись вимогами стандарту ISO 9001:2008 та ISO 50001:2011, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет міської ради
В И Р І Ш И В:
Роботу міської ради щодо функціонування інтегрованої системи менеджменту за 2017 рік визнати задовільною.
Міський голова Володимир Гаразд
Додаток до рішення виконавчого комітету
міської ради від 24.01.2018. № 1
Звіт
про функціонування інтегрованої системи менеджменту
в міській раді за 2017 рік
Для аналізування функціонування інтегрованої системи менеджменту та виконання вимог стандартів ISO 9001:2008 та ISO 50001:2011 використано звіти про роботу всіх відділів та керівництва міської ради за 2017 рік.
Впродовж 2017 року особлива увага приділялася якості надання адміністративних послуг, впровадженню нових електронних сервісів, забезпеченню виконання принципів верховенства права в України.
Відповідно до розділу 4 стандарту:
Управління процесами і документацією:
В міській раді заду коментовані та описані всі процеси, прийнято ряд нормативно-правових актів, Положень та Порядків, що регламентують діяльність у різних сферах роботи та націлені на задоволення потреб споживачів в рамках чинного законодавства. Зокрема:
Стратегія розвитку Долинського субрегіону,
Порядок проведення громадських обговорень з питань добровільного об’єднання територіальних громад,
Положення про Громадський бюджет міста Долина,
Положення про відділ інспекції міської ради (в новій редакції),
Положення про відділ містобудування та архітектури Долинської міської ради (нова редакція),
Порядок надання відеоматеріалу, отриманого з системи відеоспостереження в м.Долина,
Порядок проведення громадських слухань щодо врахування громадських інтересів під час розроблення проектів містобудівної документації в м. Долина,
Порядок визначення кандидатів на право власності земельних ділянок в житловому масиві,
Порядок закупівлі послуг з виконання робіт із землеустрою та оцінки земель на конкурентних засадах Долинською міською радою,
Порядок видачі дозволу на порушення об’єктів благоустрою або відмови у видачі, переоформлення, видачі дублікату, анулювання,
Порядок запобігання та врегулювання конфлікту інтересів у виконавчих органах Долинської міської ради
Управління ресурсами:
Для виконання поставлених завдань протягом року переглядалася структура та штатний розпис міської ради. У відділі інспекції введено посади та підібрано відповідні кадри інспекторів та диспетчерів.
Для ефективної роботи відділів міської ради створено зручні умови в окремих приміщеннях. Зокрема відділи містобудування та архітектури, державного архітектурно-будівельного контролю та комунальне підприємство «Архітектурно-планувальне бюро «Арка» розміщено у новому приміщенні по вул. Чорновола, 6.
Впродовж року оновлено комп’ютерну техніку, придбано та розроблено нові комп’ютерні програми, що забезпечують швидкий процес надання адміністративних послуг, наприклад, для ведення реєстру територіальної громади, для видачі довідок про наявність чи відсутність землі, електронний документообіг за допомогою програм «Унівеслам послуг» та «Діловод».
Ефективно працювали програми «Відкрите місто» та «Контактний центр».
Надання адміністративних послуг (головний процес)
У 2017 році було переглянуто реєстр адміністративних послуг на відповідність чинному законодавству та наданих міській раді повноважень. В результаті затверджено новий реєстр адміністративних послуг, який нараховує 90 послуг, із них 60 надаються через громадську приймальню. Вдосконалено процес реєстрації звернень громадян та результатів їх розгляду. Запроваджено зворотній зв’язок, що дає можливість на сайті міської ради відслідковувати хід розгляду звернення та його виконавця.
Вимірювання, аналізування, поліпшення
За даним процесом міською радою впродовж року проводилися громадські обговорення важливих питань, працювали дорадчі ради при міському голові, організовувалися опитування громадян шляхом голосування на сайті міської ради, проводився моніторинг споживання енергоресурсів. Як результат було прийнято відповідні рішення або дано доручення працівникам міської ради для врахування всіх істотних пропозицій щодо покращення роботи ради.
Працівники міської ради протягом робу брали участь у різних проектах, в тому числі з обміну досвіду, що дало можливість аналізувати роботу Долинської міської ради в порівнянні з іншими громадами.
Відповідальність керівництва
З метою забезпечення відповідальності керівництва за процеси, що відбуваються в міській раді існує чіткий поділ обов’язків і повноважень між заступниками міського голови та відповідно підконтрольними їм відділами. Систематично відбувається звітування про виконання прийнятих міською радою програм на сесіях міської ради, щоденне інформування населення про діяльність ради на сайті міської ради та в ЗМІ. На щотижневих нарадах у міського голови проводиться оперативне звітування про виконану роботу за попередній період та планування на наступний тиждень. У ЗМІ публікується звіт про роботу. Ведеться пряма відео-трансляція пленарних засідань міської ради.
З метою покращення роботи та приведення документації до потреб суспільства в грудні 2017 року затверджено нову редакцію Політики якості, затверджено нову редакцію Інструкції з діловодства, затверджено новий реєстр адміністративних послуг, створено електронні бази даних, ефективніше використовуються електронні сервіси.
Процеси управління документацією та протоколами виконувався відповідно до вимог стандарту.
Відповідно до розділу 5 стандарту:
Керуючись основними документами міської ради, її довгостроковими та річними програмами 18.12.2017 року рішенням виконкому прийнято нову редакцію Політики у сфері якості. З метою стратегічного планування розвитку території міста та на перспективу ОТГ, у 2017 році була прийнята Стратегія розвитку Долинського субрегіону на період до 2017 року.
Цілі на виконання політики якості затверджуються щорічно на засіданні виконкому (рішення від 28.12.2017 року), копії рішень знаходяться у відділах та на локальній мережі, а також в системі ЕДО. У кожному відділі розроблені цілі для відділу, а в керівництва індивідуальні.
Відповідно до розділу 6 стандарту
У 2017 році переглядалася та затверджувалася нова структура та штатний розпис міської ради. Відповідно з розширенням повноважень у відділі інспекції створено 4 посади інспекторів та 4 посади диспетчерів, додано 1 посаду водія, прийнято працівників на вакантні посади.
Впродовж року ряд працівників пройшли навчання, брали участь у семінарах, тренінгах, конференціях.
З метою якісної роботи всі робочі місця забезпечені необхідною оргтехнікою, комп’ютеризовані, придбане необхідне програмне забезпечення, створені бази даних. Для покращення роботи деяких служб надано нові просторі приміщення, зокрема для відділів містобудування та архітектури та державного архітектурно-будівельно контролю.
Відповідно до розділу 7 стандарту
Оперативне планування роботи заступників міського голови, керуючої справами виконкому та відділ міської ради відбувається щотижнево на загальних нарадах у міського голови. Детальне планування роботи за напрямками роботи відбувається на профільних нарадах у міського голови або його заступників. З метою оперативного вирішення питань за потреби на наради запрошуються керівники комунальних підприємств.
План роботи міської ради на рік затверджується рішенням міської ради, завдання для працівників міської ради та комунальних служб відображені в річних програмах.
Планування перспективне відбувається відповідно до стратегії розвитку міста.
Крім традиційних засобів інформування таких як офіційний сайт, Facebook, газета та радіо з 2015 року запроваджено СМС повідомлення громадян про результати розгляду звернення. Шляхом СМС повідомлень також відбувається інформування депутатів міської ради та членів виконкому про чергове засідання або про участь у загальноміських заходах. Одним із нових інструментів зворотного зв’язку з замовниками стала можливість на сайті міської ради за допомогою коду зворотного зв’язку ознайомитися із станом розгляду звернення.
Вся документація в міській рада зберігається відповідно до номенклатури справ як правило у відділах. Питання, які розглядалися на сесії чи засіданні виконкому і по них прийняті відповідні рішення зберігаються у матеріалах сесії чи матеріалах виконкому відповідно в кабінеті секретаря міської ради чи керуючої справами виконкому. Вся документація зберігається належним чином у папках та шафах. Із запровадженням електронного документообігу значно скоротилася кількість використаного паперу та часу на опрацювання документів. Вхідна кореспонденція зберігається відповідно до номенклатури справ в Громадській приймальні.
Відповідно до розділу 8 стандарту
Задоволеність замовників наданими послугами в звітному періоді визначається із кількості повторних звернень громадян, скарг, дописів в соціальних мережах, а також на усних прийомах громадян міським головою. В рамках проекту «Місцеве самоврядування та верховенство права в Україні», що реалізується шведською неурядовою організацією SIDA в партнерстві з Асоціацією малих міст України, центром досліджень Розумкова було проведено опитування працівників міської ради та жителів міста щодо задоволеності якістю надання адміністративних послуг. За 4 бальною шкалою середній рівень задоволеності громадян склав 3,6-3,8.
У звіті про аудит за 2016 рік зауважень до функціонування СУЯ не було.
Керуюча справами виконкому Світлана Сапетна