РІШЕННЯ
Від 16.01. 2013. № 9
м. Долина
Про функціонування СУЯ в міській раді за 2012 рік
Заслухавши та обговоривши звіт про функціонування системи управління якість в міській раді за 2012 рік (додається), керуючись вимогами стандарту ISO9001:2008 та Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет міської ради
В И Р І Ш И В:
Роботу міської ради щодо функціонування системи управління якістю за 2012 рік визнати задовільною.
Секретар міської ради Віктор Гошилик
Додаток до рішення виконавчого комітету
міської ради від 16.01.2013. № 9
Звіт
про функціонування системи управління якістю в міській раді
за 2012 рік
Протягом 1, 2 листопада 2012 року було проведено ресартифікуючий аудит зовнішньою сертифікуючою організацією. Для проведення аудиту було обрано ТОВ «ТЮФ ЗЮД Україна».
За результатами аналізу аудитора у міській раді функціонує система управління якістю та досягнуто певних результатів.
Про виконання заходів за результатами ІІ-го наглядового аудиту.
За результатами ІІ-го наглядового аудиту, що проводився 18 жовтня 2011 року провідним аудитором ТОВ «ТЮФ ЗЮД Україна», міській раді був поданий звіт про аудит, що містив список заходів для покращення роботи. Впродовж IV кварталу 2011 року та І півріччя 2012 року апаратом міської ради велася робота по виконанню цих заходів.
Відповідно до пункту 4.2.3. ISO 9001:2008 «управління документами» методика розробки проектів для отримання грантів, не охоплює всі вимоги стандарту. З даного питання було проведено навчання із начальниками відділів, де опрацьовано розробку методик процесів, що функціонують у міській раді. В результаті було описано 12 методик процесів.
Також по цьому пункту стандарту зауваження стосувалося ступеню контролю за обслуговуванням комп’ютерів та оргтехніки. Для цього запроваджено журнал реєстрації ремонту оргтехніки, заправки картриджів та проводиться аналіз ефективності використання коштів на обслуговування оргтехніки та комп’ютерів.
Відповідно до пункту 5.6. «аналіз з боку керівництва» потребував вдосконалення в частині охоплення всієї діяльності міської ради в системі якості з врахуванням результатів попередніх аудитів. Протягом року дане питання було проаналізоване, враховані всі вимоги стандарту.
На виконання пункту 7.4. «закупівлі» відділом економіки складено список потенційних постачальників товарів, робіт та послуг, запроваджено проведення аналізу їх співпраці з міською радою, при виникненні потреби заключаються угоди на певні види послуг.
Відповідно до пункту 8.2.2. «внутрішній аудит» рекомендувалося переглянути форми документів для планування та звітності по внутрішнім аудитам. Ця робота була проведена на початку 2012 року, були розроблені нові форми документів з внутрішнього аудиту, які спростили саму процедуру та охопили аудит з питань, що найбільш відображали діяльність відділів у звітний період. Також до проведення внутрішніх аудитів було розроблено методичні рекомендації, проведено навчання аудиторів.
Про результати аудитів 2012 року.
Відповідно до затвердженого плану-графіку внутрішній аудит у міській раді проходив протягом липня – жовтня 2012 року.
Аудиту були піддані всі відділи міської ради, заступники міського голови, секретар міської ради та керуюча справами виконкому.
Внутрішній аудит проведено у відповідності до затвердженої процедури з проведення внутрішнього аудиту (П-СУЯ/04).
Розпорядженням міського голови від 12.06.2012 року №53 затверджено новий склад внутрішніх аудиторів у зв’язку із кадровими змінами в апараті міської ради. Фактично у складі аудиторів відбулася одна зміна, а всі решта аудитори працювали протягом 2009, 2010 та 2011 років. Уповноваженим СУЯ сформовано перелік питань та відповідно до реєстру розсилки розмножено і передано керівникам міської ради та начальникам відділів.
Під час проведення внутрішнього аудиту, на вимогу аудиторів, були надані необхідні документи системи управління якістю та документи відповідно до номенклатури справ.
Для аналізування за результатами внутрішнього аудиту провідні аудитори передали формуляри спостережень та висновки аудитів.
Аналізуючи висновки з проведення внутрішніх аудитів та звіти, можна зазначити, що невідповідностей в апараті міської ради не виявлено.
Якщо проаналізувати всі зауваження, що були зроблені аудиторами під час перевірки у відділах міської ради, можна зробити висновок, що у відділах протягом року покращилося матеріально-технічне забезпечення, замінено старі комп’ютери на нові більш потужніші, придбано комп’ютер для заступника міського голови, а також придбано сканер та сервер. Відповідно до затвердженої структури міської ради прийнято на роботу двох спеціалістів, а саме у відділ економіки та у відділ містобудування та архітектури.
З метою належного виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» на сайті міської ради ведеться реєстр публічної інформації, що перебуває у володінні міської ради.
Частина зауважень під час внутрішнього аудиту стосувалася питань підвищення кваліфікації працівників міської ради. Це пов’язано із тим, що ряд питань працівники змушені вивчати самостійно і на рівні району чи області не проводилися відповідні семінари. У юридичному відділі для оптимізації роботи необхідно придбати програмне забезпечення «Ліга закон», яке відсутнє у 2012 році через брак коштів.
Значна увага під час внутрішнього аудиту приділялася питанням відповідності карток послуг чинному законодавству. Із звітів внутрішніх аудиторів видно, що начальниками відділів регулярно подаються пропозиції щодо приведення карток послуг у відповідність до нормативно-правових актів.
В загальному внутрішні аудитори оцінили роботу міської ради доброю.
За результатами ресартифікуючого аудиту невідповідностей в роботі міської ради не виявлено.
Аудитором було надано лише одне зауваження, яке визнано таким, що не містить ознаків системного характеру і пов’язане із суб’єктивними причинами, а саме відповідно до вимог пункту 4.2.4. стандарту «управління протоколами» деякі записи не мали дати затвердження. Дане питання було обговорено на апаратній нараді та звернено увагу всім працівникам на те, щоб кожен документ містив дату затвердження чи дату підписання документа. В результаті ресартифікуючого аудиту було надано міській раді три рекомендації, що стосувалися покращення роботи в процесі обслуговування замовників.
Аудитором було відзначено, що в міській раді відбувається процес вдосконалення роботи, а саме: запроваджено електронний документообіг, відповідно до розділу 6.1 стандарту «забезпечення ресурсами» для реалізації «Стратегії сталого розвитку в сфері енергоспоживання м. Долина на 2012 рік» залучено 6,5 млн. гривень грантових коштів. На офіційному сайті міської ради розміщено та є загальнодоступними всі документи СУЯ та Картки послуг.
Про Політику та Цілі щодо впровадження Політики якості у міській раді.
Політика якості визначає мету, основні стратегічні цілі діяльності міської ради, її посадових осіб і містить зобов’язання щодо задоволення вимог та постійного поліпшення результативності системи управління якістю.
Для реалізації Цілей, які визначені в Політиці якості, на 2012 рік затверджено оперативні цілі по її досягненню у відділах міської ради.
В рамках діяльності по їх виконанню проведено наступну роботу:
– рішенням виконкому від 26.01.2012 № 3 затверджено новий реєстр послуг відповідно до змін, що пройшли в законодавстві;
– розроблено методики процесів, а саме:
1) управління персоналом,
2) вивчення рівня задоволеності споживачів послугами, що надаються міською радою,
3) аналіз системи управління якістю з боку керівництва,
4) координація діяльності ринку,
5) благоустрій міста,
6) приватизація комунального майна,
7) надання нежитлових приміщень в оренду, суборенду,
8) приватизація житла,
9) нарахування пайової участі замовників у розвитку інфраструктури м. Долина та контролю за укладанням і виконанням договорів про пайову участь,
10) супроводження веб-сайту та надання інформації з нього,
11) порядок передачі в оренду земельних ділянок за проектами землеустрою щодо їх відведення,
12) проектного менеджменту та залучення позабюджетних коштів в соціально-економічний розвиток міста Долина;
– підготовлено та проведено внутрішні аудити відповідно до графіку;
– розроблено посадові інструкції на нововведені посади;
– впроваджено електронний документообіг (даний процес ще триває);
– проведено навчання працівників загально-організаційного відділу з метою їх взаємозамінності та мобільності у виконанні процесів;
– протягом року проведено навчання трьох працівників на курсах підвищення кваліфікації;
– регулярно проводилися громадські слухання з актуальних питань, протягом року проведено 12 громадських слухань;
– регулярно проводилося інформування про діяльність міської ради та її комунальних підприємств у «Віснику міської ради» та на офіційному сайті міської ради.
Про виконання законодавчих вимог
Розроблені і затверджені документи СУЯ повинні бути інтегровані в існуючі нормативно-правові документи виконавчих органів міської ради. Оскільки змін в законодавстві відбулося багато з питань містобудування, земельних, соціальних було прийнято рішення про затвердження нового реєстру послуг, та розроблено нові картки послуг. Змінено також дизайн Карток послуг, що є більш зручним для споживачів.
Про забезпечення ресурсами, необхідними для вирішення завдань у сфері якості.
Для забезпечення виконання Стратегічного плану розвитку міста та довготривалих і поточних Програм міської ради значна увага приділяється питанню забезпечення відповідними ресурсами апарату та депутатського корпусу міської ради. Щорічно приймається міська програма розвитку ОМС, метою якої є сприяння розвитку місцевого самоврядування, налагодження поінформованості як громадян про роботу органів місцевого самоврядування так і самих органів самоврядування про ситуацію в територіальній громаді, розширення сфер впливу на організаційні процеси в місті, активізацію діяльності депутатського корпусу і громадськості міста.
Одним із ключових питань для розвитку територіальної громади є забезпечення апарату міської ради повноцінною структурою. Для охоплення всіх важливих напрямків діяльності ради, виконання поставлених завдань постає питання перерозподілу функціональних обов’язків та збільшення штатної чисельності апарату. Впродовж 2012 року прийнято 3 працівників, у відділ економіки, у фінансово-економічний відділ і у відділ містобудування та архітектури. Важливим значенням є також компетентність та професійні здібності працівників. З метою професійної підготовки у 2012 році 3 працівників міської ради було спрямовано на навчання. Значну увагу приділяється і запровадженню позитивного досвіду інших міст у роботі міської ради. Зокрема вивчався досвід Івано-Франківської міської ради.
Про заходи щодо поліпшення функціонування СУЯ.
Для подальшого вдосконалення роботи міської ради та поліпшення функціонування СУЯ необхідно більшу увагу звернути на оцінку процесів, що описані в методиках, проводити аналіз процесів, звернень громадян. Більше уваги приділяти аналізу виконання міських програм, ефективності використання бюджетних коштів та пошуку нових механізмів для оптимізації роботи міської ради, її комунальних підприємств і установ.
Висновки:
1. Рішення керівництва за наслідками попереднього аналізу СУЯ виконані.
2. Завдання, поставлені за результатами ІІ-го наглядового аудиту виконані. Коригувальні дії, що були проведені є ефективними.
3. Внутрішні та зовнішній аудити проведені з досягненням їхньої мети і підтверджують належне функціонування системи управління якістю.
4. Розподіл повноважень та відповідальності між керівництвом міської ради є ефективним.
5. Цілі Політики якості на 2012 рік виконані, що підтверджує ефективність системи управління якістю.