РІШЕННЯ
Від 17.01.2016. № 2
м. Долина
Про функціонування СУЯ в міській раді за 2015 рік
Заслухавши та обговоривши звіт про функціонування системи управління якість в міській раді за 2015 рік (додається), керуючись вимогами стандарту ISO 9001:2008 та Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет міської ради
В И Р І Ш И В:
Роботу міської ради щодо функціонування системи управління якістю за 2015 рік визнати задовільною.
Міський голова Володимир Гаразд
Додаток до рішення виконавчого комітету
міської ради від 17.01.2016. № 2
Звіт
про функціонування системи управління якістю в міській раді
за 2015 рік
Відповідно до затвердженого плану-графіку внутрішній аудит у міській раді проходив з-14 по 21 вересня 2015 року.
В цьому році аудиту були піддані всі відділи міської ради, заступники міського голови, секретар міської ради та керуюча справами виконкому міської ради.
Внутрішній аудит проведено у відповідності до затвердженої процедури з проведення внутрішнього аудиту (П-СУЯ/04). Для реальної та неупередженої оцінки роботи відділів частково було замінено склад внутрішніх аудиторів (розпорядження міського голови від 09.07.2015. № 52).
Аудитори працювали у відділах відповідно до затвердженого плану-графіку. Аудит проводився по відповідних розділах стандарту, а саме: «Система управління якістю в Долинській міській раді», «Відповідальність керівництва», «Управління ресурсами», «Надання послуг», «Вимірювання, аналізування та поліпшення». Уповноваженим СУЯ сформовано перелік питань, розміщено на локальній мережі та ознайомлено відповідальних працівників, про що вони підписалися на оригіналі документу.
Під час проведення внутрішнього аудиту, на вимогу аудиторів, були надані необхідні документи системи управління якістю, документи відповідно до номенклатури справ та інші документи, що підтверджувати виконання поставлених запитань.
Для аналізування за результатами внутрішнього аудиту провідні аудитори передали формуляри спостережень.
Аналізуючи результати з проведення внутрішніх аудитів та звіти, можна зазначити, що невідповідностей в апараті міської ради не виявлено.
У 2015 році особлива увага приділялася впровадженню нових електронних сервісів, що забезпечать оперативність надання послуг громадянам, прозорість дії влади та залучення громадян до обговорення і прийняття рішень.
Відповідно до пункту 4.1. стандарту:
З лютого 2015 року міська рада запровадила нову платформу «Відкрите місто». У цьому проекті задіяні комунальні підприємства міської ради, загально-організаційний відділ, відділ інспекції та відділ містобудування та архітектури.
В загально-організаційному відділі відповідно до змін, внесених у Закон України «Про звернення громадян» запроваджено послугу «електронні петиції». Для оперативності повідомлення заявників про виконання звернень розсилаються СМС повідомлення.
З метою економії часу замовників три адміністративні послуги можна замовити в електронному варіанті, а саме: «видача довідки про доходи», «видача довідки про підтвердження стажу роботи» та «про встановлення дорожніх знаків». Для цього розроблено зразки заяв та створено процедуру подачі таких заявок через Інтернет.
У відділу енергозбереження, інвестицій та муніципального розвитку вдосконалено енергетичний менеджмент, запроваджено нові процеси щодо підвищення обізнаності населення у сфері енергоспоживання, зокрема проведена інформаційна та просвітницька робота із населенням щодо енергоспоживання в рамках розпочатого масштабного проекту у сфері зменшення енергоспоживання в житловому фонді міста.
У відділі земельних ресурсів вдосконалено (уточнено) процес порядку передачі в оренду земельних ділянок, що спростило процедуру реєстрації договорів.
В юридичному відділі та відділі економіки працівники отримали доступ до даних, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців та у Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно. Дані права пов’язані із змінами у законодавстві, що дало можливість міській раді приєднатися до договору про надання ідентифікаторів доступу до Єдиних та Державних реєстрів.
У фінансовому відділі було запроваджено «Візуалізацію бюджету», що дає можливість громадянам у зручній та максимально доступній формі ознайомитися із доходами та видатками міського бюджету, а також змінами прийнятими впродовж року.
Також вдосконалено офіційний сайт міської ради в рубриці «корисна інформація» розміщено інформацію «вільний WI-FI», «дитячі майданчики», «спортивні майданчики», «парковки», «велопарковки», «дільничний інспектор міліції» з прив’язкою до місця розташування та фото фіксацією.
Розроблено та впроваджено мобільний додаток «Долина для туристів».
Всі відділи міської ради були орієнтовані на вдосконалення процесів, що є в їхній компетенції. На виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» розширено меню сайту міської ради, оперативно подається вся необхідна інформація. Щоденно проводиться моніторинг сайту у Facebook, аналізуються порушені питання, в разі потреби оперативно надається роз’яснення.
За результати відбіркового конкурсу по проекту місто отримало камери, які встановлені в сесійній залі для прямої трансляції пленарних засідань сесій. Підключення камер планується в порядку черговості до кінця року.
Відповідно до пункту 4.2.3. стандарту: у деяких відділах міської ради були розроблені нові або вдосконалені існуючі документи.
Зокрема у відділі ЕМІР вдосконалено звітну документацію щодо енергоспоживання в бюджетних установах, розроблено різні види анкет з метою аналізу обізнаності та задоволеності населення в рамках реалізації проекту «Зменшення енергоспоживання та викидів СО2 у сфері житлового фонду міста Долина».
У відділі земельних ресурсів затверджено порядок безоплатного отримання у власність земельних ділянок для певної категорії осіб.
В юридичному відділі розроблено Програму надання безоплатної первинної правової допомоги з метою реалізації Закону України «Про безоплатну правову допомогу».
Відділом економіки внесено зміни до положення про пайову участь.
Відповідно до пункту 4.2.4. звітність про роботу фіксується в журналах, протоколах комісії та з розгляду звернень громадян щомісячно готується звіт за допомогою системи електронного документообігу. Також кожний відділ подає інформацію про виконану роботу в міжсесійний період, що публікується на сайті міської ради.
Відповідно до пункту 5.3 Політика якості, затверджена рішенням виконкому від 28.05.2009. № 156 є актуальна та розміщена на локальній мережі.
Відповідно до пункту 5.4 Цілі на виконання політики якості затверджуються щорічно на засіданні виконкому (рішення від 24.12.2014 року), копії рішень знаходяться у відділах та на локальній мережі, а також в системі ЕДО. У кожному відділі розроблені цілі для відділу, а в керівництва індивідуальні.
Відповідно до пункту 6.2 впродовж року двоє працівників пройшли навчання на курсах підвищення кваліфікації в обласному центрі. П’ятеро працівників міської ради, із них двоє депутатів міської ради пройшли навчання за програмою «Школа демократичних правил і процедур» в м. Львів та м. Пирятин. Двоє працівників мали можливість ознайомитися із роботою у сфері бальнеології в м. Рабка Здруй (Польща). Міський голова у складі української делегації вивчав досвід врядування та розвитку підприємництва в Японії.
Відповідно до пункту 7.1. планування роботи заступників міського голови, керуючої справами виконкому та відділ міської ради відбувається щотижнево на загальних нарадах у міського голови. Детальне планування роботи по напрямках роботи відбувається на профільних нарадах у міського голови або його заступників. З метою оперативного вирішення питань за потреби на наради запрошуються керівники комунальних підприємств.
Відповідно до пункту 7.2. крім традиційних засобів інформування таких як офіційний сайт, Facebook, газета та радіо у 2015 році запроваджено СМС повідомлення громадян про розглянуті звернення. Шляхом СМС повідомлень також відбувається інформування депутатів міської ради про чергове засідання або про участь у загальноміських заходах. Одним із нових інструментів зворотного зв’язку з замовниками стала платформа «Відкрите місто».
Відповідно до пункту 7.4.5 вся документація в міській рада зберігається відповідно до номенклатури справ як правило у відділах. Питання, які розглядалися на сесії чи засіданні виконкому і по них прийняті відповідні рішення зберігаються у матеріалах сесії чи матеріалах виконкому відповідно в кабінеті секретаря міської ради чи керуючої справами виконкому. Вся документація зберігається належним чином у папках та шафах.
Відповідно до пункту 8.2.1 задоволеність замовників наданими послугами в звітному періоді визначається із кількості повторних звернень громадян, скарг, дописів в соціальних мережах, а також на усних прийомах громадян міським головою. Основну оцінку роботи міського голови та міської ради в цілому громадяни дали на чергових місцевих виборах 25 жовтня 2015 року.
Відповідно до пункту 8.2.2. У звіті про аудит 2014 року вказано, що в індивідуальних випадках цілі є невимірними. З метою виправлення було проаналізовано цілі відділів на апаратній нараді 01.12.2014 року. Проведено навчання із начальниками відділів щодо розробки цілей та врахування рекомендацій на наступний рік. Також було рекомендовано провести навчання керівників підрозділів вимогам ISO 9001, внутрішніх аудиторів, додатково по ISO 19011: 2011. Однак дану рекомендацію не вдалося виконати у зв’язку із відсутністю коштів в міському бюджеті. Питання планується врегулювати при підготовці міського бюджету на 2016 рік. Було рекомендовано доповнити систему анкетування. Для цього в грудні 2014 року розпочато опитування громадян шляхом анкетування щодо задоволення результатами висвітлення матеріалів про роботу міської ради, її комунальних підприємств та інших новин у друкованому виданні «Вісник міської ради». Зокрема анкети були розміщені в № 49 від 5 грудня 2014 року та № 50 від 12 грудня 2014 року «Віснику міської ради». Активність мешканців міста виявилося дуже низькою, що не дало змогу реально оцінити рівень задоволеності.
Таким чином всі зауваженні та пропозиції, що були висловлені на попередніх внутрішніх і зовнішніх аудитах враховані.
Відповідно до розділу 6 «Управління ресурсами» в міській раді відбулися кадрові зміни, зокрема на посаду заступника міського голови. Підбір кадрів відбувається враховуючи компетентність, вміння швидко приймати рішення та досвід роботи.
В міській раді продовжується процес забезпечення ресурсами, так за цей рік було частково оновлено комп’ютерну техніку, придбано 4 комп’ютери та ксерокс.
В загальному внутрішні аудитори оцінили роботу міської ради доброю.
Система управління якість у міській раді функціонує.
Про Політику та Цілі щодо впровадження Політики якості у міській раді.
Політика якості визначає мету, основні стратегічні цілі діяльності міської ради, її посадових осіб і містить зобов’язання щодо задоволення вимог та постійного поліпшення результативності системи управління якістю.
Для реалізації Цілей, які визначені в Політиці якості, на 2015 рік затверджено оперативні цілі по її досягненню у відділах міської ради.
В рамках діяльності по їх виконанню проведено наступну роботу:
– запроваджено надання трьох адміністративних послуг за допомогою електронних сервісів;
– проведено аналіз методик процесів, що затверджені в міській раді (невідповідностей не виявлено);
– підготовлено та проведено внутрішні аудити відповідно до графіку;
– розроблено та затверджено нові посадові інструкції;
– проведено навчання 4 працівників в центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації;
– регулярно проводилися громадські слухання з актуальних питань протягом року;
– регулярно проводилося інформування про діяльність міської ради та її комунальних підприємств у «Віснику міської ради» та на офіційному сайті міської ради.
Про виконання законодавчих вимог
Розроблені і затверджені документи СУЯ повинні бути інтегровані в існуючі нормативно-правові документи виконавчих органів міської ради. Протягом року працівниками міської ради відслідковувалися зміни в законодавстві та вносилися зміни в нормативно-правові акти міської ради.
Про забезпечення ресурсами, необхідними для вирішення завдань у сфері якості.
Для забезпечення виконання довготривалих і поточних Програм міської ради значна увага приділяється питанню забезпечення відповідними ресурсами апарату та депутатського корпусу міської ради. Щорічно приймається міська програма розвитку ОМС, метою якої є сприяння розвитку місцевого самоврядування, налагодження поінформованості як громадян про роботу органів місцевого самоврядування так і самих органів самоврядування про ситуацію в територіальній громаді, розширення сфер впливу на організаційні процеси в місті, активізацію діяльності депутатського корпусу і громадськості міста.
Одним із ключових питань для розвитку територіальної громади є забезпечення апарату міської ради повноцінною структурою. Для охоплення всіх важливих напрямків діяльності ради, виконання поставлених завдань постає питання перерозподілу функціональних обов’язків та посадових обов’язків. Впродовж 2015 року прийнято 3 працівників на вакантні посади: заступника міського голови, провідного спеціаліста у юридичний відділ економіки та начальника загально-організаційного відділу. Важливим значенням є також компетентність та професійні здібності працівників. З метою професійної підготовки у 2015 році 4 працівників міської ради було спрямовано на навчання. Значну увагу приділяється і запровадженню позитивного досвіду інших міст у роботі міської ради. Зокрема ознайомлення із роботою ЦНАП м. Харків і Чугуїв по проекту «Місцеве самоврядування та верховенство права в Україні».
Про заходи щодо поліпшення функціонування СУЯ.
Для подальшого вдосконалення роботи міської ради та поліпшення функціонування СУЯ необхідно більшу увагу звернути на оцінку процесів, що описані в методиках, проводити аналіз процесів, звернень громадян. Більше уваги приділяти аналізу виконання міських програм, ефективності використання бюджетних коштів та пошуку нових механізмів для оптимізації роботи міської ради, її комунальних підприємств і установ.
Висновки:
1. Рішення керівництва за наслідками попереднього аналізу СУЯ виконані.
2. Завдання, поставлені за результатами ІІ-го наглядового аудиту виконані. Коригувальні дії, що були проведені є ефективними.
3. Внутрішні аудити проведені з досягненням їхньої мети і підтверджують належне функціонування системи управління якістю.
4. Розподіл повноважень та відповідальності між керівництвом міської ради є ефективним.
5. Цілі Політики якості на 2015 рік виконані, що підтверджує ефективність системи управління якістю.
Керуюча справами виконкому Світлана Сапетна