РІШЕННЯ
Від 09.02.2017. № 41
м. Долина
Про функціонування СУЯ в
міській раді за 2016 рік
Заслухавши та обговоривши звіт про функціонування системи управління якість в міській раді за 2016 рік (додається), керуючись вимогами стандарту ISO 9001:2009 та Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет міської ради
В И Р І Ш И В:
Роботу міської ради щодо функціонування системи управління якістю за 2016 рік визнати задовільною.
Міський голова Володимир Гаразд
Додаток до рішення виконавчого комітету
міської ради від 09.02.2017. № 41
Звіт
про функціонування системи управління якістю в міській раді
за 2016 рік
Відповідно до затвердженого плану-графіку внутрішній аудит у міській раді проходив з 17 по 31 січня 2017 року.
Аудиту були піддані всі відділи міської ради, заступники міського голови, секретар міської ради та керуюча справами виконкому міської ради.
Внутрішній аудит проведено у відповідності до затвердженої процедури з проведення внутрішнього аудиту (П-СУЯ/04). Для реальної та неупередженої оцінки роботи відділів частково було замінено склад внутрішніх аудиторів (розпорядження міського голови від 12.01.2017. № 8).
Аудитори працювали у відділах відповідно до затвердженого плану-графіку. Аудит проводився по відповідних розділах стандарту, а саме: «Система управління якістю в Долинській міській раді», «Відповідальність керівництва», «Управління ресурсами», «Надання послуг», «Вимірювання, аналізування та поліпшення». Уповноваженим СУЯ сформовано перелік питань, розміщено на локальній мережі та ознайомлено відповідальних працівників.
Під час проведення внутрішнього аудиту, на вимогу аудиторів, були надані необхідні документи системи управління якістю, документи відповідно до номенклатури справ та інші документи, що підтверджувати виконання поставлених запитань.
Для аналізування за результатами внутрішнього аудиту провідні аудитори передали формуляри спостережень.
Аналізуючи результати з проведення внутрішніх аудитів та звіти, можна зазначити, що невідповідностей в апараті міської ради не виявлено.
У 2016 році особлива увага приділялася впровадженню нових електронних сервісів, що забезпечать оперативність надання послуг громадянам, прозорість дії влади та залучення громадян до обговорення і прийняття рішень.
Важливу роль в наданні адміністративних послуг зіграли зміни в чинному законодавстві. У зв’язку із набуттям нових повноважень змінилася структура та штатний розпис міської ради. Активно почав працювати відділ державного архітектурно-будівельного контролю. У відділі економіки додалися функції з реєстрації фізичних та юридичних осіб, реєстрації прав на майно, реєстрації місця проживання/перебування громадян. Відповідно було внесено зміни в реєстр адміністративних послуг, а також розроблено нові картки послуг.
Відповідно до пункту 4.1. стандарту:
У 2016 році міська рада запровадила нову платформу «Контактний центр». Робота Контактного центру налагоджена цілодобово.
В загально-організаційному відділі відповідно до змін, внесених у Закон України «Про звернення громадян» запроваджено послугу «електронні петиції». Для оперативності повідомлення заявників про виконання звернень розсилаються СМС повідомлення.
З метою економії часу замовників три адміністративні послуги можна замовити в електронному варіанті, а саме: «видача довідки про доходи», «видача довідки про підтвердження стажу роботи» та «про встановлення дорожніх знаків». Для цього розроблено зразки заяв та створено процедуру подачі таких заявок через Інтернет.
У відділу енергозбереження, інвестицій та муніципального розвитку вдосконалено енергетичний менеджмент, запроваджено нові процеси щодо підвищення обізнаності населення у сфері енергоспоживання, зокрема проведена інформаційна та просвітницька робота із населенням щодо енергоспоживання в рамках розпочатого масштабного проекту у сфері зменшення енергоспоживання в житловому фонді міста.
У відділі земельних ресурсів вдосконалено (уточнено) процес порядку передачі в оренду земельних ділянок, що спростило процедуру реєстрації договорів. В рамках проекту «Верховенство права в Україні» спільно з експертами створено алгоритм подачі доступної інформації для користувачів послуг. Зокрема було розроблено три процедури з земельних питань та опубліковано у Віснику міської ради. Активно ведеться робота із наповнення бази даних землекористувачів з метою автоматизованого формування довідок із земельних питань. Силами працівників міської ради створено відповідну програму.
В юридичному відділі та відділі економіки працівники отримали доступ до даних, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців та у Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно. Дані права пов’язані із змінами у законодавстві, що дало можливість міській раді приєднатися до договору про надання ідентифікаторів доступу до Єдиних та Державних реєстрів.
З метою належної організації роботи праці працівників та безперебійної роботи в межах робочого часу деяким категоріям працівників, які безпосередньо працюють з відвідувачами змінено графік робочого часу.
У фінансовому відділі було запроваджено «Візуалізацію бюджету», що дає можливість громадянам у зручній та максимально доступній формі ознайомитися із доходами та видатками міського бюджету, а також змінами прийнятими впродовж року. Для надання можливості громадянам міста здійснювати контролю за використанням коштів міського бюджету міська рада скористалася всеукраїнською платформою «Соціальний інспектор» куди вносяться всі фінансові дані. Розроблено та впроваджено мобільний додаток «Долина для туристів».
Всі відділи міської ради були орієнтовані на вдосконалення процесів, що є в їхній компетенції. На виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» розширено меню сайту міської ради, оперативно подається вся необхідна інформація. Щоденно проводиться моніторинг сайту у Facebook, аналізуються порушені питання, в разі потреби оперативно надається роз’яснення.
Робота сесій міської ради, громадських слухань та інших важливих заходів транслюється в режимі он-лайн на офіційному сайті міської ради. Придбано систему для фіксації поіменного голосування депутатів міської ради та у відповідності до законодавства оперативно оприлюднюються результати голосування.
Відповідно до пункту 4.2.3. стандарту: у деяких відділах міської ради були розроблені нові або вдосконалені існуючі документи.
Зокрема у відділі ЕМІР вдосконалено звітну документацію щодо енергоспоживання в бюджетних установах, розроблено різні види анкет з метою аналізу обізнаності та задоволеності населення в рамках реалізації проекту «Зменшення енергоспоживання та викидів СО2 у сфері житлового фонду міста Долина».
У відділі земельних ресурсів затверджено порядок безоплатного отримання у власність земельних ділянок для певної категорії осіб.
В юридичному відділі розроблено Програму надання безоплатної первинної правової допомоги з метою реалізації Закону України «Про безоплатну правову допомогу».
Відділом економіки вивчається можливість встановлення в приміщенні міської ради платіжного терміналу для зручності громадян при отриманні платних послуг.
Відповідно до пункту 4.2.4. звітність про роботу фіксується в журналах, протоколах комісії та з розгляду звернень громадян щомісячно готується звіт за допомогою системи електронного документообігу. Також кожний відділ подає інформацію про виконану роботу в міжсесійний період, що публікується на сайті міської ради.
Відповідно до пункту 5.3 Політика якості, затверджена рішенням виконкому від 28.05.2009. № 156 є актуальна та розміщена на локальній мережі.
Відповідно до пункту 5.4 Цілі на виконання політики якості затверджуються щорічно на засіданні виконкому (рішення № 23 від 23.01.2017 року), копії рішень знаходяться у відділах та на локальній мережі, а також в системі ЕДО. У кожному відділі розроблені цілі для відділу, а в керівництва індивідуальні.
Відповідно до пункту 6.2 впродовж року двоє працівників пройшли навчання на курсах підвищення кваліфікації з фінансових питань. Троє працівників міської ради пройшли навчання за програмою «Школа демократичних правил і процедур» в м. Львів, вивчали досвід роботи Южанської міської ради Керуюча справами виконкому пройшла навчання в «Школі місцевого самоврядування DESPRO-2016».
Відповідно до пункту 7.1. планування роботи заступників міського голови, керуючої справами виконкому та відділ міської ради відбувається щотижнево на загальних нарадах у міського голови. Детальне планування роботи по напрямках роботи відбувається на профільних нарадах у міського голови або його заступників. З метою оперативного вирішення питань за потреби на наради запрошуються керівники комунальних підприємств.
Відповідно до пункту 7.2. крім традиційних засобів інформування таких як офіційний сайт, Facebook, газета та радіо, з 2015 року запроваджено СМС повідомлення громадян про розглянуті звернення. Шляхом СМС повідомлень також відбувається інформування депутатів міської ради про чергове засідання або про участь у загальноміських заходах. Одним із нових інструментів зворотного зв’язку з замовниками стала платформа «Відкрите місто» та Контактний центр.
Відповідно до пункту 7.4.5 вся документація в міській рада зберігається відповідно до номенклатури справ як правило у відділах. Питання, які розглядалися на сесії чи засіданні виконкому і по них прийняті відповідні рішення зберігаються у матеріалах сесії чи матеріалах виконкому відповідно в кабінеті секретаря міської ради чи керуючої справами виконкому. Вся документація зберігається належним чином у папках та шафах.
Відповідно до пункту 8.2.1 задоволеність замовників наданими послугами в звітному періоді визначається із кількості повторних звернень громадян, скарг, дописів в соціальних мережах, а також на усних прийомах громадян міським головою. В рамках проекту «Верховенство права в Україні» експерти Центру Розумкова провели дослідження якістю надання послуг працівниками міської ради з питань містобудування та архітектури, а також із земельних питань. Результати експерти оцінили достатньо високими.
Відповідно до пункту 8.2.2. У звіті про аудит 2015 року зауважень не було.
Рекомендації та пропозиції, що були висловлені на попередніх внутрішніх і зовнішніх аудитах враховані.
Відповідно до розділу 6 «Управління ресурсами» в міській раді відбулися кадрові зміни, зокрема з розширенням повноважень міської ради відповідно до вимог чинного законодавства прийнято на роботу спеціаліста І категорії відділу державного архітектурно-будівельного контролю, 2 реєстраторів територіальної громади, двох реєстраторів прав на нерухоме майно, одного реєстратора ФОП та юридичних осіб, 4 диспетчери та начальника відділу інспекції.
В міській раді продовжується процес забезпечення ресурсами, всі робочі місця обладнані персональними комп’ютерами. Для зручності роботи працівників міської ради та відвідувачів створено додатково 6 робочих місць в приміщенні по вул. Степана Бандери, 3, облаштовано диспетчерський пункт, відведено окреме приміщення для сторожів.
В загальному внутрішні аудитори оцінили роботу міської ради доброю.
Система управління якість у міській раді функціонує.
Про Політику та Цілі щодо впровадження Політики якості у міській раді.
Політика якості визначає мету, основні стратегічні цілі діяльності міської ради, її посадових осіб і містить зобов’язання щодо задоволення вимог та постійного поліпшення результативності системи управління якістю.
Цілі на 2016 рік виконані в повному обсязі та впродовж року виконані завдання значно ширші та об’ємніше.
Про виконання законодавчих вимог
Розроблені і затверджені документи СУЯ повинні бути інтегровані в існуючі нормативно-правові документи виконавчих органів міської ради. Протягом року працівниками міської ради відслідковувалися зміни в законодавстві та вносилися зміни в нормативно-правові акти міської ради.
Про забезпечення ресурсами, необхідними для вирішення завдань у сфері якості.
Для забезпечення виконання довготривалих і поточних Програм міської ради значна увага приділяється питанню забезпечення відповідними ресурсами апарату та депутатського корпусу міської ради. Щорічно приймається міська програма розвитку ОМС, метою якої є сприяння розвитку місцевого самоврядування, налагодження поінформованості як громадян про роботу органів місцевого самоврядування так і самих органів самоврядування про ситуацію в територіальній громаді, розширення сфер впливу на організаційні процеси в місті, активізацію діяльності депутатського корпусу і громадськості міста.
Одним із ключових питань для розвитку територіальної громади є забезпечення апарату міської ради повноцінною структурою. Для охоплення всіх важливих напрямків діяльності ради, виконання поставлених завдань відділи міської ради забезпечені кваліфікованими кадрами.
Про заходи щодо поліпшення функціонування СУЯ.
Для подальшого вдосконалення роботи міської ради та поліпшення функціонування СУЯ необхідно більшу увагу звернути на оцінку процесів, що описані в методиках, проводити аналіз процесів, звернень громадян. Більше уваги приділяти аналізу виконання міських програм, ефективності використання бюджетних коштів та пошуку нових механізмів для оптимізації роботи міської ради, її комунальних підприємств і установ.
Висновки:
- Рішення керівництва за наслідками попереднього аналізу СУЯ виконані.
- Завдання, поставлені за результатами наглядового аудиту виконані. Коригувальні дії, що були проведені є ефективними.
- Проведено навчання та ознайомлення із функціонуванням системи якості в міській раді для новоприйнятих працівників.
- Внутрішні аудити проведені з досягненням їхньої мети і підтверджують належне функціонування системи управління якістю.
- Розподіл повноважень та відповідальності між керівництвом міської ради є ефективним.
- Цілі Політики якості на 2016 рік виконані, що підтверджує ефективність системи управління якістю.
- Поширення досвіду роботи міської ради через ознайомчі візити делегацій інших міст свідчить про ефективність СУЯ в міській раді
Керуюча справами виконкому Світлана Сапетна