Про програму впровадження електронного документообігу в Долинській міській раді на 2012 рік

РІШЕННЯ

Від 05.07.2012. № 697-20/2012
м. Долина

Про програму впровадження електронного
документообігу в Долинській міській раді на 2012 рік

З метою підвищення ефективності роботи Долинської міської ради через створення внутрішньої інформаційної інфраструктури органу місцевого самоврядування і усіх установ, що фінансуються з міського бюджету, керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», міська рада

В И Р І Ш И Л А:

1. Затвердити програму впровадження електронного документообігу на 2012 рік (додається).

2. Відділам міської ради забезпечити виконання заходів Програми.

3. Фінансовому відділу міської ради, виходячи з можливостей дохідної частини міського бюджету на 2012 рік, передбачити кошти на виконання заходів Програми.

4. Інформацію про хід виконання даної Програми заслухати на сесії міської ради в ІV кварталі 2012 року.

5. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючу справами (секретар) виконавчого комітету Світлану Сапетну.



Міський голова Володимир Гаразд

Затверджено:

рішенням міської ради

від 05.07.2012. № 697-20/2012

ПРОГРАМА

впровадження електронного документообігу

в Долинській міській раді на 2012 рік

1. Основні положення
Місцеве самоврядування на території міста, згідно чинного законодавства, здійснюється Долинською міською радою, в структурі виконавчого апарату якої нараховується 8 відділів (загально-організаційний відділ; юридичний відділ; відділ містобудування та архітектури; відділ економіки; фінансовий відділ; відділ енергозбереження, інвестицій та муніципального розвитку; відділ земельних ресурсів, відділ інспекції). В підпорядкуванні міської ради також перебувають 5 комунальних підприємств: КП «Житлово експлуатаційна організація», КП «Комунгосп», КП «Архітектурно-планувальне бюро «Арка», КП «Міське управління капітального будівництва», КП «Долинські ринки». Також з міського бюджету фінансується краєзнавчий музей «Бойківщина», 5 дошкільних навчальних закладів та комунальний заклад «Муніципальний духовий оркестр».
В 2009 році міська рада пройшла сертифікацію по системі якості ІSО 9001:2008, і було успішно атестована 28 жовтня 2009 року сертифікуючою організацією «Глобал-сетрифік». В 2010 та 2011 роках зовнішніми аудиторами діяльність міської ради було високо оцінено.
Всі установи, що працюють в системі міської ради у своїй повсякденній діяльності зустрічаються з великою кількістю проблем, типових для міст районного значення в Україні. Однією із них є управління документообігом. Документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами є одним із основних складових діяльності Долинської міської ради. Діяльність у цьому напрямку пов’язана із наданням адміністративних послуг замовникам і є головним завданням органу місцевого самоврядування, успішне здійснення якого залежить від якісного та оперативного опрацювання відповідної інформації, що надходить або створюється ним у вигляді документів.
Йдучи по шляху постійного вдосконалення роботи та охоплення ефективним управлінням всіх сфер міського господарства, в міській раді постійно збільшується обсяг робочої інформації. Так, до прикладу, з 2008 року в місті запроваджена система енергоменеджменту, що передбачає щоденну фіксацію показників використання усіх видів енергії та ведення централізованої загальноміської бази даних. На сьогодні, ця інформація збирається в телефонному режимі та на паперових носіях, що значно зменшує оперативність її обробки. Після запровадження щотижневої звітності комунальних підприємств та установ міської ради про виконану роботу потоки інформації ще більше зросли. Постійно зростає також кількість документів, що надходять з органів влади вищого рівня.
Так, для порівняння, у 2008 році документообіг у виконавчому апараті міської ради в цілому становив 12891 документ, зокрема:
− рішень міської ради – 436 (копій – 3052);
− рішень виконавчого комітету – 296 (копій – 1480);
− розпоряджень міського голови – 297 (копій – 891);
− листів та звернень – 2675;
− вихідної документації – 2699 (копій – 4589);
− угод – 56;
− звітних інформацій, які не реєструються – 148;
А вже в 2010 році документообіг у виконавчому апараті міської ради в цілому становив 14182 документи, що на 9,2% більше ніж за 2008 рік, зокрема:
− рішень міської ради – 522 (копій – 3654);
− рішень виконкому – 365 (копій – 2100);
− розпоряджень міського голови – 304 (копій – 977);
− листів та звернень – 2206;
− вихідної документації – 2870 (копій – 4879);
− угод – 87;
− звітних інформацій, які не реєструються – 279.
Як видно документопотік стабільно зростає, що з одного боку свідчить про підвищення ефективності роботи міської ради, а з іншого – збільшує навантаження на працівників, знижуючи їх продуктивність.
Міська рада вже робила певні кроки по оптимізації роботи з документами. Так, була створена внутрішня мережа, до якої підключені 24 комп’ютери в апараті міської ради. Проте документообіг все ще не автоматизований та ведеться на паперових носіях. На паперових носіях також здійснюється документообіг з усіма структурами, які фінансуються з міського бюджету.
Всі комунальні підприємства та дошкільні навчальні заклади розташовані в різних кінцях міста, а відділи міської ради на різних поверхах адміністративного будинку, і подача інформації на паперових носіях пов’язана з значними часовими витратами на доставку. Крім того інформація використовується спеціалістами різних відділів, що потребує зняття великої кількості копій.
Іншим аспектом проблеми є відносини з органами державної влади та іншими установами. Документообіг між організаціями відбувається лише на паперових носіях і він не автоматизований, відповідно робота з документами потребує великих часових витрат і людських ресурсів. Причиною такої ситуації відсутність інтегрованої системи інформаційних ресурсів та інформаційної взаємодії органів державної влади та органів місцевого самоврядування.
Перелік існуючих проблем пропонується вирішити запровадженням електронного документообігу. Запровадження електронного документообігу і діловодства є технологічною відповіддю на сучасні вимоги, що висуваються існуючою політико-економічною ситуацією до ефективності органів місцевого самоврядування. Перехід на новий рівень роботи з документами приведе для впорядкування роботи з моменту їх реєстрації та до повного виконання.
Основною цільовою групою проекту, на які спрямовані результати проекту будуть спеціалісти міської ради, які задіяні в опрацюванні вхідної документації та розробці вихідної документації, працівники комунальних підприємств та дошкільних навчальних закладів, які працюють в системі енергоменеджменту, розробляють і подають матеріали щотижневої звітності,чи інші форми інформації.
Правильна організація електронного документообігу допоможе оперативній роботі з документами, зекономить робочий час на їх вивчення, опрацювання та технічну обробку, а значить – підвищить ефективність роботи усіх служб.
В цьому контексті широкою цільовою групою, яка отримає користь від успішної реалізації проекту будуть всі отримувачі послуг міської ради, а це практично все населення міста. Оскільки всі звернення будуть перебувати на контролі, проходження документів буде відбуватися по найбільш оптимальних маршрутах і це, в кінцевому результаті, приведе до зменшення часу для отримання відповідей.
Іншою цільовою групою, яка отримає користь від реалізації проекту будуть юридичні особи, підприємства, організації та органи державної влади, які перебувають у певних відносинах з міською радо. Аналогічно до населення, налагодження електронного документообігу буде сприяти більш оперативному і якісному реагуванню на звернення, листи, тощо.

2. Мета Програми
Метою даної Програми є підвищення ефективності роботи Долинської міської ради через створення внутрішньої інформаційної інфраструктури органу місцевого самоврядування і усіх установ, які фінансуються з міського бюджету та підготовку новоствореної інформаційної системи до інтеграції в загальноукраїнську інформаційно-аналітичну систему.

3. Опис Програми
Реалізація Програми передбачає виконання заходів:

1. Вивчити досвід міст, які запровадили в себе систему електронного документообігу та отримати методологічну допомогу з впровадження. Досвід планується вивчати на базі міста Українка Київської області.
2. Повести оцінку існуючого стану організації роботи з документами та розробити оптимальну модель її управління.
3. На конкурсних умовах підібрати програмне забезпечення, яке дозволить вирішити поставлені задачі та в подальшому інтегрувати новостворену систему в загальноукраїнську мережу.
4. Підібрати необхідне обладнання, необхідне для забезпечення сумісності систем електронного документообігу.
5. Створити внутрішню інформаційну інфраструктуру на 35 комп’ютерів, провести інсталяцію програмного забезпечення.
6. Провести навчання спеціалістів міської ради, працівників комунальних підприємств, дошкільних навчальних закладів, які мають відношення до роботи з документами та подання регулярної звітності.
7. Запровадити автоматизоване діловодство для паперового документообігу.
8. Адаптувати діловодство до роботи в електронному форматі в тому числі: розробити формати типових електронних документів та електронного цифрового підпису, розробити тимчасовий регламент електронного документообігу тощо.
9. Запровадити електронний документообіг та діловодство. Забезпечити постійне зберігання та захист електронних ресурсів.

Оскільки переведення документообігу в електронний формат – це вимога часу, і всі органи місцевого самоврядування й органи державної влади в найближчий час будуть зобов’язані провести такі перетворення, то можна вважати, що вирішення питання в такий спосіб є безальтернативним з точки зору обґрунтованості.
Ще одним фактором, який впливає на вибір запропонованої моделі реалізації проекту є те, що одним з нових пріоритетів в діяльності Муніципальної програми врядування та сталого розвитку ПРООН, на даний момент, є саме запровадження електронного документообігу в містах-партнерах. Місто Долина – багаторічний партнер вищеназваної організації, а тому співпраця з нею в контексті нових пріоритетів дасть можливість залучити додаткові ресурси, отримати експертну та методологічну допомогу, і тим самим реалізація проекту буде більш раціональною та ефективною.